Conseil, accompagnement des opérationnels et des managers

Conseiller et accompagner les managers sur les différentes problématiques RH (droit du travail, formation, recrutement, contrats de travail, temps de travail, intégration des nouveaux recrutés, entretiens d’évaluation, gestion de carrière/mobilité, rémunération, gestion des représentants du personnel, procédures disciplinaires ou de licenciement…)

Définir et veiller à l’application par les collaborateurs opérationnels de l’ensemble des procédures RH

Coordonner l’activité des chargés/assistants RH dans la gestion de leur champ d’action et les accompagner dans leur montée en compétences, management d’équipe

Gestion quotidienne des ressources humaines

S’assurer du respect du droit du travail haïtien et proposer des adaptations si nécessaires

Rédiger les fiches de procédures locales concernant la gestion RH en complément des procédures venant du Siège de l’Agence

Superviser les recrutements (que ce soit par tiers employeur, en emploi direct ou en prestation de service) et les intégrations des nouveaux collaborateurs au sein de l’équipe

Coordonner l’ensemble des recrutements des personnels nationaux (définitions des besoins en collaboration avec les opérationnels, rédactions des définitions de fonctions, validation des conditions salariales en cohérence avec la grille des salaires nationale, diffusion des avis de recrutements, supervision de l’organisation des tests et entretiens des candidats, s’assurer que des réponses aux candidats sont bien réalisées) effectués au sein de l’équipe

Centraliser les informations et documents nécessaires liés à l’élaboration, au suivi et à la signature des contrats de travail et transmission à la société de tiers employeur

Construire au besoin une grille des salaires destinée au personnel national, conforme aux exigences légales nationales, en coordination avec la DRH Siège en appui méthodologique

Contribuer à la production d’études salariales et bench marks nécessaires pour s’assurer du bon positionnement de la grille salariale nationale et proposer les ajustements nécessaires

Proposer les dispositifs de protection sociale (complémentaire santé/prévoyance) et/ou valider les dispositifs proposés par le tiers employeur

Coordonner avec les autorités haïtiennes les contrats de travail

Agir en tant que point focal vis-à-vis de l’avocat conseil et/ou des autorités publiques compétentes

Supervision de l’élaboration et de la signature des contrats de travail nationaux

Organisation et supervision de l’accueil des nouveaux collaborateurs (intégration, briefing du fonctionnement de l’Agence, information aux pôles concernés pour les besoins en équipements et fournitures (badges, etc.) vie du bureau…)

Superviser la paie avec la société de portage et de paie

Soutenir techniquement les chefs de projets et coordinateurs dans la gestion de leurs équipes (suivi/accompagnement des fixations d’objectifs, des évaluations individuelles, appui sur les procédures disciplinaires…)

Superviser la capitalisation des besoins en formation et participer à la mise en place de formations pour les employés nationaux (performance et développement)

Superviser la mise à jour régulière de l’organigramme de l’équipe

Superviser le budget RH

Agir en tant que point focal sur les sujets relatifs au personnel expatrié en lien avec le Siège

Participer à la préparation des audits (rassemblement des pièces) avec la personne en charge des audit

 Assurer un reporting RH régulier localement et avec le Siège

Coordonner les activités liées aux collaborateurs avec la société de tiers employeur

Assurer le suivi des contrats de travail du personnel national et leur conformité au droit social national (renouvellement, prolongation, arrêt...)

Superviser la bonne exécution des contrats de travail par la société de tiers employeur

Construire un outil de suivi complet des éléments variables pour les personnels nationaux (salaires, primes, impôts, frais de portage salarial, congés payés, variables de paie…) et en assurer la transmission à la société de tiers employeur pour la production des fiches de paye et paiements des salaires

Vérifier l’exactitude de la facturation de la société de tiers employeur en lien avec les prestations réalisées

S’assurer que les déclarations et paiements des taxes et cotisations sont effectués aux organismes concernés par la société de tiers employeur

Dans le cas d’une situation de passage à l’Emploi direct (fin de collaboration avec une société de tiers employeur) pour le personnel national

Définir les opérations d’administration du personnel à reprendre en gestion directe et proposer le planning de mise en œuvre

Contribuer à la définition du cahier des charges pour le marché relatif à la prestation de paie

Définir la répartition des missions entre l’Agence représentée localement et le prestataire de paie retenu puis animer cette relation

Contribuer à l’élaboration des modèles de contrats de travail en coordination avec les RH Siège et le conseil juridique local

Gérer le transfert des contrats de travail et dossier individuels de la société de tiers employeur à l’Agence en Haïti

Superviser la signature des contrats de travail et documents obligatoires

Assurer le lien et les démarches auprès des institutions administratives, l’Inspection du Travail, les organismes sociaux, etc.)

Assurer le paiement avec le pôle Finances des cotisations salariales et patronales

Accompagnement RH des personnels expatriés

Organiser l’intégration locale et le briefing administratif du personnel expatrié

Assurer la gestion administrative du personnel expatrié de l’Agence ainsi que les démarches éventuelles auprès des autorités en cas de besoin (dossiers, visas, billets d’avion, etc.)

Être en veille sur les modalités d’imposition du personnel expatrié dans le pays/ assurer le lien avec le pole mobilité international ou le pôle Implantation au siège sur les sujets de fiscalité individuelle

 S’assurer du bon déploiement des process RH de l’Agence concernant les salariés expatriés (fixation d’objectifs annuels et évaluation annuelle notamment)

Identifier les situations personnelles à risques, litiges et en assurer le relai auprès des RH du Siège

Développement des compétences

En lien avec le pôle formation au siège :

Recueillir les besoins de formations collectives et individuelles

 Contribuer à l'élaboration du plan de développement des compétences

Participer à l’élaboration du calendrier annuel des formations

Assurer le respect des obligations légales en matière de formation

 Conseiller les salariés et les chefs de projets sur les problématiques de formation

Contribuer au choix des prestataires pour les formations déployées localement et prendre en charge leur organisation logistique et administrative

Assurer le lien avec le pole formation pour la gestion de la plateforme de formation AEGIS au sein de l’USP (gestion des droits d’accès et assignations des formations dispensées au personnel national)

·       Réaliser le reporting mensuel formation auprès du pôle formation au siège

Structuration du pôle RH

Déployer l’emploi direct en Haïti et développer un manuel de gestion RH et un manuel à destination du personnel

Structurer le pôle RH du bureau, notamment au niveau des procédures en lien avec le Siège

Appuyer les collaborateurs, tous départements/pôles confondus, dans la compréhension des enjeux RH

S’assurer que la politique RH définie par Expertise France et l’ensemble des procédures liées aux RH sont connues et respectées par l’équipe nationale et expatriée, proposer des adaptations si nécessaires

Relations collectives 

Définir le planning de mise en place d’instances représentatives du personnel

Organiser les élections des instances représentatives du personnel avec l’appui RH du Siège et le conseil juridique local

Elaborer la stratégie de dialogue social en coordination avec les RH du Siège

Gérer les ordres du jour et les procès-verbaux de réunions des instances représentatives du personnel

Assurer le suivi des heures de délégation, et veiller au respect des modalités d’exercice du droit syndical

Assurer un reporting régulier relatif au dialogue social auprès des RH du Siège

Produire les documents obligatoires soumis à consultation en relation avec le conseil juridique local

Activités transverses

Assurer, animer et faciliter la communication interne au sein de l’équipe dans un rôle d’interface entre la direction et les salariés (rédaction et diffusion des notes de services, intranet, lettres d’information RH, plaquettes d’informations, espaces collaboratifs…)

Garantir le respect des règles de vie au sein des équipes des bureaux de l’Agence

Maintenir un climat social positif et développer une culture d’entreprise en assurant une écoute active et confidentielle des salariés et en participant au développement de leur motivation

Proposer l’organisation d’événements

Manager l’équipe présente au bureau de Cap Haïtien et à distance avec l’équipe de Port au Prince

Identifier les situations individuelles à risque pour l’ensemble des personnels présents et assurer le reporting auprès du CFT et des RH du Siège

Gérer les litiges, procédures disciplinaires et contentieux éventuels en coordination avec les RH Siège et le conseil juridique local

Veiller à prévenir et gérer les conflits internes et communiquer sur les risques psycho-sociaux

 Effectuer une veille économique, juridique et sociale

Assurer l’archivage de toute la documentation RH des personnels nationaux