Expertise France est mobilisée par l’Agence Française de Développement (AFD) pour soutenir et accompagner les opérateurs dans la mise en œuvre des activités des composantes 1et 2 du programme :

-        Sur la composante 1, il s’agit des trois opérateurs de formation mettant en œuvre les activités et exécutant les fonds.

-        Sur la composante 2 il s’agit d’organisations haïtiennes qui mettront en œuvre les activités et exécuteront les fonds.

A ce titre, Expertise France déploiera à Port-au-Prince une équipe projet pour :

-        Assurer la coordination globale des composantes 1 et 2 ;

-        Assurer la gestion financière et comptable des composantes 1 et 2 ;

-        Appuyer la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des activités des composantes 1 et 2 ;

-        Renforcer les capacités des opérateurs de mise en œuvre sur les volets (i) opérationnels liés au pilotage et à la gestion de projet et (ii) techniques liés au développement professionnel des enseignants et des encadrants éducatifs.

L’équipe sera constituée à Port-au-Prince d’un.e Chef.fe d’équipe, , d’un.e Chargé.e de Suivi-évaluation, d’un.e expert.e Spécialiste du développement professionnel des enseignant.e.s, et d’un.e expert.e  Spécialiste du renforcement des compétences linguistiques des enseignant.e.s. L’équipe projet est appuyé par une Unité Support Projets (USP).

Activités principales 

Sous la supervision du/de la chef.fe d’équipe basé.e à Port-au-Prince et en liaison avec le chargé de projet d’Expertise France à Paris, l’expert sera en charge du suivi pour les composantes 1 et 2.

Les principales missions confiées au chargé des subventions sont les suivantes :

Appui aux opérateurs de mise en œuvre

• S’assurer de la mise en place par les opérateurs des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable conformes aux règles de gestion d’Expertise France ;
• Appuyer les opérateurs dans la mise en place d’une comptabilité analytique conforme aux règles de gestion d’Expertise France ;

·       Superviser le contrôle des pièces comptables transmises par les opérateurs de mise en œuvre, en lien avec le comptable ;

·       Appuyer les opérateurs dans l’archivage des pièces justificatives des dépenses et pièces comptables aux fins de contrôle ;

·       Accompagner les opérateurs de mise en œuvre dans la compréhension et la bonne application des procédures administratives et financières s’appliquant au programme ;

·       Accompagner les opérateurs dans la gestion des passations de marchés, éventuellement en lien avec un.e expert.e en passation de marchés qui pourra être ponctuellement mobilisé.e ;

·       Accompagner les opérateurs dans la planification budgétaire et le reporting financier conformément aux exigences du programme et standards d’Expertise France ;

·       Entretenir des échanges réguliers avec les opérateurs pour assurer la transmission dans les éléments administratifs, budgétaires et financiers dans les délais attendus ;

• Assister les partenaires dans la préparation des rapports narratifs et financiers afin de s’assurer de la qualité et du respect des délais de reporting en lien avec l’équipe projet ;
• Conduire des formations régulières sur la gestion administrative, comptable et financière ainsi que sur le rapportage financier à l’endroit des partenaires d’exécution et mettre à leur disposition les outils nécessaires 
• Proposer et participer à la rédaction ou à l’amélioration des procédures administratives et/ou financières des partenaires ;
• Veiller à l’évolution des lois et politiques nationales dans les champs administratifs et financiers devant s’appliquer au programme ;
• Accompagner la préparation des documents de clôture comptable annuelle par les partenaires d’implémentation ;
• Contribuer à l’élaboration du manuel de procédures des partenaires d’implémentation ;

Analyse du suivi financier des partenaires d’implémentation

• Vérifier la fiabilité des données financières des projets enregistrées dans les rapports financiers
• Suivre la gestion des ressources financières des projets suivant les directives établies par Expertise France ;
• Faire un suivi rigoureux des dates d’obtention des rapports narratif et financier des partenaires de mise en œuvre et s’assurer que le délai de reporting de trois mois et vingt jours est scrupuleusement respecté.

Gestion financière et budgétaire des subventions

·       Elaborer et mettre en œuvre les outils de planification et de suivi budgétaire et financier nécessaires au suivi des subventions versées aux opérateurs de mise en œuvre ;

·       Participer à l’élaboration de la planification pluriannuelle et des planifications annuelles ;

·       Assurer le suivi budgétaire et financier du programme, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre, selon les formats établis à Expertise France ;

·       Préparer et participer aux exercices de planification budgétaire mensuels, semestriels et annuels (prévisions d’atterrissage, budgets indicatifs) en lien avec les opérateurs et en étroite collaboration avec la cheffe d’équipe ;

·       Récolter et faire remonter au siège d’Expertise France la copie des pièces comptables justificatives et les documents administratifs et logistiques. En lien étroit avec le/la comptable, il/elle coordonne leur indexation et archivage suivant le plan de classement défini au démarrage du programme.

Appui à l’équipe projet

·       Former et sensibiliser l’équipe aux procédures et règles applicables au programme ;

·       Rapports financiers périodiques ;

·       Planification budgétaire ;

·       Tout autre livrable sollicité par EF ;

Divers

·       Participer aux comités de pilotage du programme autant que de besoin à la demande de la Cheffe d’équipe ;

·       Analyser les éventuelles difficultés dans l’exécution des financements et proposer les mesures de remédiation idoines ;

·       Appuyer la passation des marchés (actualisation du plan de passation de marchés, élaboration des DAO, relecture des rapports d’évaluation, suivi des contrats, etc.).

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction des besoins nécessaires à la bonne exécution du programme et des différents projets mis en œuvre par Expertise France en Haïti.

Langue de travail et des rapports : français.