Réf.
2024/ADPG/11795
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDDU
Date limite de candidature
15/09/2024 12:42
Contrat
Salarié
Durée
12 mois
Assistant de projets Genre H/F
Département Gouvernance - GOUV > Pôle Transparence, Gestion et Redevabilité
Mis en ligne le : 26/08/2024
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
Sous l’autorité de la chargée de projet, et en collaboration avec l’équipe projet Gender, l’assistant.e de projet sera responsable des missions suivantes:
Gestion administrative
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques ;
- Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets ;
- Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet ;
- Enregistrement et le classement des livrables et documents projet, notamment au format numérique, selon les procédures d’Expertise France, en lien avec le siège ;
- Contractualisation des experts (long-terme, locaux, court-terme) : suivi des contrats, vérification des feuilles de temps et lancement des paiements.
Gestion logistique
- Assister dans l’organisation d’événements (séminaires, ateliers, formations) liés aux activités des projets, en lien avec le pôle Logistique : assurer l’envoi des invitations et établir les listes de participant.e.s, préparer les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités ;
- Anticiper les démarches nécessaires pour la programmation, l’organisation et le bon déroulement des missions : transports (en collaboration avec le prestataire voyage, hébergements, ordres de mission, relations avec des prestations spécifiques (traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation) si nécessaire ;
- Suivi des perdiems et suivi des justificatifs ;
- Assurer la collecte et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, attestations de formation…) ;
- Faciliter la contractualisation de contrats d’expertise et d’achats, en lien avec le pôle Achat et Juridique ;
- Suivi des avances et des factures des fournisseurs.
Gestion financière
- Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement ;
- Assure la mise en paiement en renseignant les Bons à Payer dans le logiciel Atlas;
- Archive les pièces comptables et les BAP ;
- Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables ;
- Procède au suivi des avances ;
- Renseigne le journal de dépenses à chaque dépense et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc.) ;
- Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie.
Description du projet ou contexte
Expertise France est une agence publique de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.
Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.
L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.
Notre force est d'assembler les meilleurs savoir-faire français et européens afin de proposer des solutions sur mesure à travers un large champ d'expertise qui comprend :
- Gouvernance démocratique, économique et financière.
- Sécurité, maintien de la paix et de la stabilité.
- Climat, agriculture et développement durable.
- Santé et développement humain.
CONTEXTE : Expertise France, l'agence française de coopération technique internationale, collabore avec la Direction générale de l'appui aux réformes structurelles (DG REFORM) (Commission européenne) afin d'aider les pays de l'UE à concevoir et à mettre en œuvre des réformes dans le cadre de leurs efforts pour soutenir la création d'emplois et la croissance durable.
À cette fin, les États membres de l'UE soumettent des demandes de soutien au titre du RÈGLEMENT (UE) 2021/240 établissant un instrument de soutien technique (TSI).
Le département Gouvernance, en particulier le Pôle Transparence, Gestion et Redevabilité publiques, met en œuvre plusieurs projets dans le cadre de ce soutien.
A- Gender Mainstreaming in Public Policy and budgeting
Il existe une volonté dans toute l'Europe de mettre en œuvre des politiques en faveur de l'égalité entre les femmes et les hommes. En outre, la société civile, les parlements et les structures de contrôle attendent de plus en plus de l'efficacité et de la transparence des politiques publiques en matière d'égalité entre les femmes et les hommes. Toutefois, si les États membres ont mis en place des cadres juridiques, ils se heurtent souvent à l'absence de méthodologies et d'outils concrets et, partant, à l'absence d'impact positif concret.
Les demandes d'assistance technique de plusieurs États membres ont été regroupées afin de créer des synergies, de permettre des comparaisons et de faciliter l'apprentissage et les échanges entre pairs.
Le projet soutiendra douze autorités bénéficiaires dans neuf États membres, tant au niveau central que décentralisé, y compris les administrations responsables des politiques d'égalité entre les femmes et les hommes, des politiques sectorielles ou des processus budgétaires.
Initialement, le projet était conçu pour soutenir neuf autorités bénéficiaires de sept États membres - c'est-à-dire la première cohorte d'autorités bénéficiaires. Cependant, au fur et à mesure du déroulement du projet, la visibilité des résultats du projet s'est accrue grâce à diverses activités, telles que des ateliers, des conférences et des formations en ligne. Par conséquent, quatre autorités bénéficiaires supplémentaires - c'est-à-dire la deuxième cohorte d'autorités bénéficiaires - ont exprimé leur intérêt à rejoindre le projet à la fin de l'année 2023. Ces nouveaux participants devraient devenir des partenaires actifs d'ici juin 2024. Le projet a développé une approche rationalisée pour accueillir en douceur les nouveaux bénéficiaires et les intégrer dans le flux de travail du projet en cours. Ces nouveaux venus s'engageront dans les mêmes processus de projet et bénéficieront de nombreux exercices de renforcement des capacités et d'une assistance technique directe jusqu'à la fin de 2025.
Au total, 12 autorités bénéficiaires participeront à des activités communes, tandis que 10 autorités bénéficiaires recevront un soutien individualisé.
Profil souhaité
Qualifications et compétences
- Diplôme pertinent en métier de la coopération internationale
- Maîtrise du français et de l’anglais ;
- Bonnes capacités rédactionnelles
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle préalable dans des fonctions liées ou sur des tâches équivalentes à celle de la fiche de poste ;
- Une expérience dans le domaine de la gestion de projets et de la coopération internationale au développement serait un atout ;
Compétences et qualités recherchées
- Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés ;
- Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ;
- Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative ;
- Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe
- Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités
Informations complémentaires
La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :
- Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
- Une part variable de 3% du salaire brut annuel
- Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
- Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
- Une allocation de 9 euros par jour pour les repas (Carte Swile).
- Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun.
- Une prime de mobilité de 400 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
- Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
- La possibilité de télé- travailler 2 jours par semaine.
- Une prime de vacances annuelle de 450 euros.
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.