Sous la responsabilité de la cheffe de projet basée à Bujumbura, le/la GAF appuie la gestion opérationnelle de l'enveloppe gérée par Expertise France.

Le/la GAF mène les activités suivantes (liste non exhaustive) :

Gestion administrative :

• Assurer la recherche de devis, la publication des appels d’offres et fiches de poste sur des sites locaux ;
• Appuyer la préparation et le suivi des contrats (experts, partenaires, prestataires, etc.) ;
• Relation avec les experts résidents et court terme sur les aspects contractuels (collecte de documents administratifs, pièces justificatives, etc.) ;
• Assurer la préparation de la logistique des missions terrain et activités du projet (billet d’avion, Hôtel, transport local, location salle de conférence,…)
• Gérer des relations avec les prestataires locaux ;
• Rédiger les comptes rendus des réunions internes du projet

Gestion comptable

• Superviser la gestion administrative, comptable et financière du projet pour les dépenses de terrain, en étroite collaboration et concertation avec le siège d’Expertise France à Paris (DAF) et les équipes locales
• Avant paiement, s’assurer de la conformité des pièces justificatives et comptables et superviser leur collecte,  classement et archivage (formats papier et électronique) ;
• Traiter les factures et bons à payer (BAP) dans le logiciel de gestion d'Expertise France et localement ;
• Assurer le suivi des paiements des experts et prestataires ;
• Assurer les relations avec la banque suivant les procédures applicables
• Assurer la gestion et le contrôle de la caisse locale
• Assurer la transmission  mensuelle des éléments comptables liés à la caisse et la banque à destination du siège ;

Gestion budgétaire

• Assurer la mise en place des tableaux de bord et outils financiers du projet (suivi budgétaire, suivi de la trésorerie etc.) ;
• Assurer le suivi budgétaire du projet à l’aide des outils méthodologiques de suivi et d’évaluation ;
• Élaborer le reporting financier mensuel à destination du siège ;
• Participer à la préparation des reporting bailleurs ;
• Préparer les clôtures et audits périodiques, ainsi que tout autre exercice budgétaire, en collaboration avec la cheffe de projet et le siège (DAF).