Basé.e au Cap Haïtien sur toute la durée du projet, le/la Chef.fe de projet adjoint.e assure la coordination globale des subventions mises en œuvre dans le cadre du PMSAN II par des ONG partenaires, sous la responsabilité du Chef de projet. Interlocuteur.trice privilégié.e de ces opérateurs de mise en œuvre, il/elle sera responsable du suivi des actions sur le terrain, avec des missions prévues tous les 2 mois dans les Départements du Nord-Ouest, du Haut-Artibonite et du Nord-Est (6 missions prévues par an en moyenne). Il/elle s’assurera de la qualité et fiabilité des informations de suivi remontées du terrain et participera également à la rédaction des rapports techniques aux bailleurs, sous le contrôle qualité du Chef de projet. Il/elle assurera également le lien avec l’assistance technique gérée directement par la Délégation de l’UE (DUE) afin de faire remonter les informations nécessaires au niveau central concernant le suivi et l’évaluation des activités de terrain.

Le/la Chef.fe de projet adjoint.e est en charge du suivi et de la bonne mise en œuvre opérationnelle des composantes et activités du projet, sous la supervision du Chef de projet. Dans le détail, il/elle devra assurer les missions suivantes :

1. Assurer la mise en place et l’exécution du dispositif de SERA (Suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage) du projet

Avec l’appui d’une expertise perlée et/ou de l’Unité Support Projet (USP), il/elle sera responsable du déploiement du dispositif SERA du projet puis de le suivre afin d’obtenir des données fiables et consolidées aux échéances fixées par le projet, et ce afin d’appuyer l’équipe dans la prise de décision opérationnelle et stratégique. Le dispositif de suivi-évaluation servira également à des fins de redevabilité à la fois ascendante (bailleurs) et descendante (bénéficiaires). Les principales missions qui lui seront confiées dans ce cadre sont les suivantes :

• Participer à l'élaboration d'une stratégie de SERA complète sur le projet, en lien éventuellement avec une expertise externe dédiée durant la phase de démarrage, et s’assurer ensuite de la bonne qualité de son déploiement sur le terrain durant toute la durée du projet. Cette stratégie devra notamment inclure :
  • Une théorie du changement ;
  • La définition et les méthodes de calcul des indicateurs ;
  • Le chronogramme des activités et échéances majeures ;
  • Les outils de collecte et d’analyse de données à utiliser une fois le plan SERA validé, la périodicité de collecte des différentes données et les responsabilités respectives de chaque organisation partenaire impliquée dans la mise en œuvre des activités ;
  • La gestion des données (partage des informations, mesure des résultats, bases de données déjà existantes et à valoriser ou mutualiser).
• S’assurer que le plan SERA soit en accord avec la politique d’Expertise France en la matière, ainsi que les besoins et les attentes des partenaires, notamment l’Assistance Technique gérée par la DUE qui aura la charge du suivi-évaluation de l’ensemble du programme ;
• Préparer et superviser les appels d’offre pour le recrutement de prestataires en charge de la réalisation des évaluations intermédiaire et finale ;
• Réaliser et suivre les mécanismes de gestion des données : collecte, analyse, utilisation ;
• Piloter les prestations de suivi-évaluation sous-traitées (notamment l’évaluation à mi-parcours et l’évaluation finale) : identification des besoins, préparation des consultations, analyse des offres, contractualisation, suivi et contrôle-qualité des prestations.

2. Assurer la coordination globale des subventions et la relation avec les opérateurs terrain

Dans le cadre de ce projet, 3 subventions importantes seront accordées à des ONG chargées de mettre en œuvre des actions de sécurité alimentaire et nutritionnelle co-construites avec les autorités locales dans 3 Départements : le Nord-Ouest, l’Artibonite (arrondissement de Gros Morne) et le Nord-Est. Interlocuteur.trice privilégié.e de ces ONG, le/la Chef.fe de projet adjoint.e sera en contact régulier avec elles pour s’assurer de la bonne planification et exécution des activités, dans le respect des procédures d’Expertise France. Il/elle veillera à clarifier toute question liée à la mise en œuvre des activités de terrain et à faire remonter dès que possible au Chef de projet toute difficulté ou retard pouvant impacter le calendrier ou l’atteinte des résultats.

Il/elle est chargé.e de faire le lien avec toutes les autres parties prenantes du projet sur le terrain, notamment les directions départementales, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre. Des déplacements réguliers sur le terrain (en moyenne tous les 2 mois) permettront de mesurer l’avancée des activités et d’organiser des réunions de concertation avec les ONG et les autorités locales selon les besoins de chaque projet.

Il/elle accompagnera les équipes des opérateurs (ONG) dans le pilotage et le reporting du projet et veillera notamment à :

·         Assurer la mise à jour régulière du système de suivi (vérification des données collectées, gestion et analyse des données, mise à jour des outils de reporting) en étroite collaboration avec les équipes projet des ONG ;

·         Réaliser régulièrement des visites sur le terrain pour soutenir la mise en œuvre du S&E et repérer les adaptations éventuelles à effectuer ;

• Participer aux réunions de suivi opérationnel, financier et de pilotage : appuyer les équipes dans la préparation de ces réunions par le partage des résultats et conclusions des activités de suivi-évaluation et par l’utilisation du suivi-évaluation pour améliorer la qualité de l’intervention (s’assurer que des actions correctives et/ou ajustements soient faits) ;
• Produire des tableaux de bord et des rapports trimestriels de suivi, y compris financier ;
• Appuyer les équipes des ONG dans la rédaction des rapports internes et externes ;
• Veiller à la qualité des indicateurs collectés (avec désagrégation sexo-spécifique)
• Organiser et réaliser la restitution des informations issues de la mise en œuvre du projet aux bénéficiaires et aux partenaires.

3. Veiller à la production et contrôle qualité du contenu à destination de l’assistance technique

Il/elle assurera la capitalisation des bonnes pratiques et des résultats du projet et veillera pour cela à :

·         Contribuer à l’établissement du plan de capitalisation des connaissances du projet avec une stratégie de diffusion des résultats, en lien avec l’Assistance technique gérée par la DUE ; ce plan devra inclure la capitalisation des projets subventionnés afin de mettre en valeur les bonnes pratiques ;

·         Contribuer au développement de supports/outils de capitalisation (élaboration de notes de synthèse et autres supports de capitalisation) et superviser les documents de sensibilisation et vulgarisation produits (livrets, vidéos, etc.) et les prestations de communication identifiées ;

·         Organiser et animer les exercices de capitalisation (ateliers de leçons apprises, entretiens, …) ;

·         Superviser la rédaction des livrables de capitalisation.

4. Reporting et activités transverses

Il/elle travaillera étroitement avec le Chef de projet et assurera le reporting technique (rapport de démarrage, rapports intermédiaires, rapport final) sous sa supervision et validation : contrôle qualité des données, analyse des données, appui à la rédaction des rapports d’exécution et vérification de la qualité des livrables en matière de suivi-évaluation (notamment les rapports d’évaluation intermédiaire et finale).

Il/elle assurera le contrôle qualité du suivi des indicateurs de réalisation des activités et d’atteinte des objectifs du projet (OS 2et OS3 du PMSAN II) en lien avec le Chef de projet et l’appuiera selon les besoins du projet, notamment pour la production de livrables liés au reporting interne d’Expertise France (planification opérationnelle et financière, suivi de l’exécution financière des subventions, respect des échéances et des contraintes de reporting interne ainsi que des rapports bailleurs, etc.).

Il contribuera également au suivi et reporting financier, en lien avec le Chef de projet et le Responsable Administratif et Financier (RAF) de l’Unité Support Projet (USP).

En l’absence éventuelle du Chef de projet, il pourra être amené à représenter le projet auprès des bailleurs, des partenaires techniques, des autorités locales et des bénéficiaires.

Les activités évoquées ci-dessus ne sont pas exhaustives et pourront évoluer en même temps que les besoins.