Description de la mission

Au sein du département Coopération Bilatérale et Mobilisation de l’Expertise (CBME), le Pole Relations Experts (REX) gère pour le compte de différents commanditaires (Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères, Direction générale du Trésor, Agence française de développement, etc.) le dispositif d’Experts Techniques Internationaux. Ces experts (500 supports de postes à date) sont déployés au sein d’organisations internationales, de centres de recherches, ou encore auprès d’administration centrales d’Etats étrangers, dans une dynamique renforcée à l’occasion du dernier conseil présidentiel pour le développement. Au sein de l’Unité « Appui aux missions et redevabilité », les assistants de projets assument la gestion logistique, financière et administrative de ces missions d’experts, en liens étroits avec les chargés de projet. 

Le.la Responsable de cette unité travaille sous la supervision et l’autorité hiérarchique du Directeur Technique pour assurer la supervision administrative et financière du portefeuille d’experts /expertes.

Les principales activités et responsabilités liées au poste sont les suivantes (liste non exhaustive) :

Fonctions Managériales 

• Le.la Responsable d’Unité assure la supervision managériale de l’équipe constituée de 8 Assistants/Assistantes de projet :
• Participer aux processus de recrutement des assistants/assistantes de projet et former les nouveaux collaboratrices/collaborateurs ;
• Superviser le travail des assistants/assistantes de projet et s’assurer du respect des procédures ;
• Organiser la répartition de la charge de travail au sein de l’Unité ;
• Assurer les fonctions managériales de l’équipe (entretiens annuels, suivre les congés, s’assurer du maintien et de la montée en compétence des membres de l’équipe) ;

Fonctions administratives et financières 

• Appuyer le Coordinateur administratif et financier (CAF – rattachement Département) lors des exercices financiers et budgétaires au niveau du département ; 
• Assurer la gestion financière des conventions signées par le Pôle (procédures, avances, facturation…), et appuyer le CAF dans l’analyse de rentabilité des nouveaux cadres de contractualisation ;
• Suivre  la facturation des commandes bailleurs : fluidifier les procédures de validation de BAF et BAF d'avance (centralisation des documents à signer, point financier mensuel avec la direction, systématisation des BAFS d'avance, suivi des encaissements…) ;
• Assurer la centralisation des commandes (suivi des bons de commande, facturation et trésorerie, analyse développement/prévisionnel…) et des rapports financiers, en coordination avec le CAF ;
• Préparation et suivi des audits : contribuer à la cartographie des risques, identifier et suivre les mesures correctrices, contribuer aux audits qualité et financier ;
• Mettre en place et accompagner les procédures des clôtures des exercices ;

Fonctions Transverses

• Élaboration et mise à jour des outils de gestion, dont un manuel de procédures administratives et financières REX ;
• Diffusion des procédures internes EF : aspects de contractualisation, aspects financiers et comptables, mise en place du nouvel outil de gestion, etc… ;
• Impulsion des groupes de travail liés aux questions de redevabilité (harmonisation des procédures, archivage, relation avec les Experts techniques internationaux (ETI)…) ;
• Appui de l’équipe (AP/CP/CAF/RPA/DIR) dans des sujets divers (clôture des exercices comptables, procédures pour création de contrats, nouveaux produits…) et relation avec d’autres départements (DSI, DAF, DAJ, MI) ;