Sous la responsabilité et avec l’appui du siège d’Expertise France (département Economie Durable et Inclusive, pôle Entrepreneuriat et Innovation), le/la chef.fe de projet de projet est chargé.e du pilotage et de la coordination générale sur le terrain du projet Africa-Europe Youth Academy. 

Basé.e à Abidjan (Côte d’Ivoire), il/elle dirigera l’équipe projet composée de deux Coordinateurice.s, un.e Assistant.e de Projet ; un.e Chargé.e de Suivi-Evaluation. Il/Elle travaillera au quotidien avec des experts basés en Côte d’Ivoire et dans cinq autres pays de la région : Sénégal, Guinée, Togo, Bénin et Cameroun.

Les responsabilités clés

Le/la chef.fe de projet aura pour responsabilités principales :

• Le pilotage stratégique et opérationnel du projet et la bonne mise en œuvre de l’ensemble de ses activités conformément aux attentes techniques, calendaires, budgétaires et légales prévues au contrat ;
• La gouvernance du projet, la représentation et la gestion des relations partenariales avec le bailleur de fond (Commision Européenne), les partenaires du consortium (Nuffic, AICS), les partenaires de mise en œuvre et l’ensemble des parties prenantes du projet ;
• Le suivi de l’atteinte des objectifs tant d’un point de vue qualitatif que quantitatif et l’évaluation de la réalisation dans les délais des activités et le suivi budgétaire et financier ;
• La supervision du personnel du projet, la coordination de l’équipe terrain et la liaison avec les Unités Support Projet basées sur le terrain et avec le siège d’Expertise France.

Les tâches et activités principales

Le pilotage stratégique et opérationnel :

o   Instaurer le cadre et endosser la responsabilité de la mise en œuvre et du pilotage technique, financier et contractuel du projet ;

o   Définir les orientations stratégiques et opérationnelles du projet, en concertation avec l’ensemble des parties dans le respect du cadre contractuel ;

o   Superviser la planification des activités et des ressources, élaborer le budget annuel, le suivi, l'évaluation et la capitalisation des activités du projet ;

o   Travailler en étroite collaboration avec les Unités Support Projet (responsable administratif et financier, logistique…) ;

o   En étroite collaboration avec les expert(e)s technique(s) mobilisé(e)s, superviser et coordonner la mise en œuvre des activités liées aux différents résultats attendus ;

o   S’approprier les procédures du siège (missions, sécurité, outils de suivi opérationnel et financier, etc…) et du terrain (unité support projet) ;

o   Superviser et réaliser l’élaboration des cahiers des charges, des offres techniques des partenaires (appels à proposition), juridiques et financières, et de l’ensemble des documents contractuels. A ce titre, il/elle développe, avec le siège, un réseau de partenaires et d’experts thématiques internationaux et nationaux (collectivités locales françaises, experts publics et privés, ONG, etc.) ;

o   Veiller au respect du cahier des charges/contrat, anticiper et gérer les risques et les évolutions relatifs au projet et alerter sa hiérarchie au besoin ;

o   Assurer un contrôle qualité des livrables produits dans le cadre du projet ;

o   Superviser et valider la mise en œuvre du plan de communication et de visibilité du projet ;

o   S’assurer de la complémentarité du projet avec les autres initiatives nationales et régionales sur la thématique et développer des synergies ;

Gouvernance/gestion de partenariats :

o   Assurer les relations avec le bailleur (Délégation de l’Union européenne), et les partenaires du consortium (Nuffic – lead du projet, AICS);

o   Travailler en réseau avec les parties prenantes concernées et entretenir des relations de travail étroites avec les administrations locales, les organisations régionales et internationales concernées ainsi que les organisations de la société civile et les journalistes d’investigation ;

o   Représenter le projet dans des rencontres techniques nationales et internationales et avec tout acteur institutionnel ou non pertinent dans le cadre de la mise en œuvre du projet ;

o   Organiser la préparation des réunions et comités de gouvernance du projet (comité de pilotage, comité technique…) ;

o   Assurer une remontée d’information auprès du siège. Etre en lien avec les services transverses d’Expertise France selon les besoins (affaires juridiques, affaires financières, communication) ;

Suivi-évaluation :

o   Assurer l’identification, la mise en œuvre et le contrôle de la qualité des activités sous sa responsabilité ;

o   En étroite collaboration avec les Chargé.es Suivi, Evaluation, Redevabilité et Apprentissage (SERA) siège et terrain, garantir la mise en place, au démarrage du projet, du dispositif de suivi et évaluation. Tout au long du projet, il/elle utilise le dispositif comme un outil d’aide au pilotage du projet ainsi que la réalisation des évaluations externes intermédiaires et finales du projet et supervise la mission du prestataire ;

o   Ajuster si nécessaire le cadre logique et la théorie du changement du projet en fonction des données récoltées sur le terrain et l’évaluation des besoins.

o   Assurer la rédaction de rapports réguliers et de qualité sur les activités du projet, ainsi que le reporting mensuel attendu au niveau de l’agence ;

o   Rédiger, en collaboration avec d'autres expert.es, les rapports de mission, le rapport annuel d'avancement et le rapport final ;

o   Elaborer des rapports d’activités intermédiaires et finaux (narratifs et financiers), selon les échéances et les modalités contractuelles.

o   Etre en charge d’une partie de la rédaction et de la consolidation globale des autres parties rédigées par l’équipe projet et les partenaires et assurer le contrôle qualité du rapport finalisé ;

o   S'assurer que la planification budgétaire soit cohérente avec la planification opérationnelle ; 

o   Faire un état des lieux réguliers des engagements, décaissements et prévisions budgétaires ;

o   S'assurer que les éléments nécessaires au bon suivi des projets sont mis à jour dans les temps (prévisionnel des dépenses, prévisionnel des achats, tableau de passation de marchés, calendrier du monitoring audit/reporting bailleur) ; 

o   Contribuer au respect des procédures imposées par le bailleur et Expertise France (règles d’éligibilité des dépenses, achats, marchés, subventions, reporting …).

Supervision/coordination :

o   Assurer le management hiérarchique de l’équipe terrain qui contribue à l’atteinte des résultats spécifiques et transverses du projet, et définir et évaluer les objectifs annuels de ses collaborateurs ;

o   Tout mettre en œuvre pour encourager et ancrer des relations de travail en équipe et assurer une circulation de l'information entre les membres la plus fluide possible grâce notamment à l'organisation de réunions d'équipe hebdomadaire et de la rédaction de comptes rendus/relevés de décisions. 

o   Recruter l'équipe projet, y compris les recrutements complémentaires/experts selon les procédures internes de l'agence et en partenariat avec les Unités Support Projet locales ;                                             

o   Intégrer les nouveaux collaborateurs, recueillir les besoins de formation et veiller à ce qu'ils soient formés (y compris aux procédures agence) ;

o   Animer et coordonner le travail au sein de l’équipe projet ;

o   Veiller à la bonne exécution des activités par l’équipe projet en pilotant le plan de charge de l'équipe ;

o   Fixer les objectifs des collaborateurs et les évaluer selon les règles de l'agence ;   

o   Accompagner les équipes dans l'exécution de leur fonction ;

o   Assurer des conditions adaptées au contexte et à l'environnement de travail (locaux, matériel, bien être, etc.) ;

o   S'assurer, avec le département Sûreté d'EF, que les conditions et les procédures de sécurité fixées par l'agence sont respectées ;

o   Veiller à ce que les collaborateurs respectent les règles et procédures de l'Agence, notamment en matière de sûreté et de bonne conduite.        

o   Identifier et rédiger des termes de référence encadrant les expertises court-terme et perlées avec le soutien de l’Unité Support Projet et des coordinateur.rice.s ;