Le/la Chargé.e de Projets Administratif et Financier intervient auprès des équipes projets, dans la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des phases du cycle de vie du projet, de la conception à la capitalisation après clôture, dans un rôle d'appui méthodologique et de conseil.

Il/elle contribue également en transverse à l’harmonisation des pratiques et au reporting financier du pôle.

ACTIVITÉS TRANSVERSALES :

Gestion des risques opérationnels, il/elle,

•    Contribue à l'élaboration ou à l'évolution des procédures et outils de gestion administrative et financière.
•    Contribue à l'harmonisation des pratiques au sein du pôle.
•    Contribue à la prévention, au reporting et au suivi des incidents dans son périmètre de responsabilité.
•    Participe aux chantiers internes de l'agence (SI, archivage, contrôle interne, etc).
•    Appuie le processus de décentralisation des activités sur les aspects administratifs et financiers.

Accompagnement et renforcement des capacités, il/elle,

•    Appuie et conseille les équipes (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs), incluant la formulation de recommandations.
•    Organise des formations au sein du pôle (formations et réseau de partage des savoir-faire).
•    Facilite les informations sur les nouvelles procédures à l'ensemble du pôle.
•    Participe au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs assurant des fonctions administratives et financières.

GESTION FINANCIÈRE, BUDGÉTAIRE, COMPTABLE :

Le CP Administratif et Financier sera en charge d’appuyer les équipes projets dans la gestion financière, budgétaire et comptable des projets du pôle qu’ils soient en phase de développement ou en mise en œuvre :

Conception et développement du portefeuille

•    Appuyer les équipes dans l’élaboration de l’offre financière du projet et des analyses de rentabilité (relecture et propositions d'ajustements).
•    Vérifier les critères de rentabilité liés aux révisions budgétaires et contractuelles.
•    Appuyer les équipes dans l'identification des prérequis administratifs, logistiques et financiers nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet.
•    Identifie les risques financiers et administratifs et solutions associées.
•    Assurer la contractualisation et le suivi des bailleurs (AFD, UE, etc.).

Gestion administrative, contractuelle et financière des projets du portefeuille

•    Veiller à l'intégration des données du projet dans le système de gestion de projets (données identitaires, dates clés, import du budget, contrat bailleur etc.).
•    Planifie et appuie les équipes dans la réalisation des exercices de reporting mensuel du pôle et plus largement des travaux financiers du pôle en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence.
•    Appuyer la décentralisation des opérations et les équipes terrain concernées notamment :
      - La création, mise en place et actualisation des outils de suivi financier : planification financière, plans de passation de contrats, suivi financier, reporting mensuels.
      - Le respect des règles et procédures internes et bailleurs (achats, subventions, finance/comptabilité).
      - Réaliser et/ou appuyer l'application des procédures de marché public.
      - Appuyer les équipes projet dans la mise en place et le suivi des moyens de trésorerie et garantir le respect des procédures comptables et budgétaires internes.
•    Exercer un contrôle qualité sur les outils de suivi financiers et le reporting financier bailleur.
•    Suivre les reporting & audits des projets en portefeuille : appuyer et conseiller les équipes dans la méthodologie de reporting financier, participer aux réunions de clôture.
•    Garantir la bonne gestion des risques contractuels du projet, identifier les risques et remonter l’information.
•    Coordonner l’indexation et l’archivage des documents administratifs, logistiques et financiers selon le plan de classement du projet.