La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

Gestion administrative :
•    Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des modalités de L’Initiative : enregistrement / archivage des documents, préparation des dossiers pour le pilotage du programme… ;
•    Prépare les contrats de prestation de service et de subvention ;
•    Appuie la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;
•    Saisit et met à jour les données sur les applications de suivi de l’agence ; 
•    Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
•    Gère les tâches administratives de secrétariat.

Gestion budgétaire et financière :
•    Assure la tenue et la mise à jour des fiches de suivi financier des activités liées aux modalités de L’Initiative ;
•    Vérifie la conformité des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes ;
•    Participe à la vérification des rapports financiers des partenaires et des demandes de préfinancements en collaboration avec les chargé.es de projet et les chargé.es de projets administratifs et financiers ;
•    Prépare les bons-à-payer - BAP dans les délais et selon les procédures ;
•    Participe aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles ;
•    Appuie à la préparation des audits des projets.

Gestion logistique :
•    Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, …) : déplacements (réservation de billets d’avion, établissement de per diem), préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires ;
•    Elaboration des ordres de mission pour les experts et salariés.

Appui transversal :
•    Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunions de pôle, prise de comptes rendus, etc.)
•    Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …) et de suivi évaluation et capitalisation ;