Réf.
2024/ADPAEF/11468
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDD
Domaines d'expertises
Systèmes de santé ; Gestion administrative et financière ; Administration
Date limite de candidature
09/08/2024 23:59
Contrat
Salarié
Durée
12 mois
Assistant.e de Projets Administratif et Financier (H/F)
Département Santé - DEPSAN > Pôle Renforcement des systèmes de santé
Mis en ligne le : 08/07/2024
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
En appui des chargé.e.s de projets, les principales missions pourront être les suivantes :
Gestion logistique :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études ...).
- Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,...
- Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité.
- Gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation,...
- Applique les procédures d’achat interne et externe.
Gestion administrative/contractuelle :
- Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets.
- Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques.
- Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions.
- Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services.
- Publie les offres d’emploi et d’appels à experts.
- Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne.
Gestion financière :
- Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes.
- Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets/Chargés de projets administratifs et financiers.
- Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets/Chargé.es de projets administratifs et financiers, le/s RAF.s des projets.
- Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain.
- Tient à jour les tableaux de bord existants.
- Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).
Communication :
- Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, ...).
Appui transversal :
- Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus,etc...) et du département.
Description du projet ou contexte
Expertise France est une agence public de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.
Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.
L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.
Situation/position : Direction des Opérations – Département Santé – Pôle GAO (Grand Sahel, Afrique centrale, 3 Océans/Europe)
Rattaché.e à la Direction des opérations – Département Santé et sous la supervision du Responsable de pôle, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière des projets. Il / Elle sera en appui aux projets mis en œuvre dans l’Unité Orients, 3 Océans, Europe.
Profil souhaité
- Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire, de préférence dans le milieu de la solidarité et/ou de la santé mondiale.
- Formation supérieure BAC +2/3 type comptabilité, gestion administrative et financière.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.
- Bonne connaissance de l’anglais.
- Des compétences juridiques seraient un atout.
- Sens de l’organisation et de la rigueur.
- Réactivité, autonomie - travail en équipe.
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe).
Informations complémentaires
Le poste est basé à Paris au 40 Bd de Port-Royal, 75005 Paris.
- Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
- Une part variable de 3% du salaire brut annuel.
- Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
- Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
- Une allocation de 9 euros par jour pour les repas (Carte Swile).
- Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun.
- Une prime de mobilité de 400 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
- Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
- La possibilité de télétravailler 2 jours par semaine, avec une indemnisation de 20€ par mois, équivalant à 240€ nets de plus par an.
- Une prime de vacances annuelle de 450 euros.
SJ123
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.