Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable de la bonne marche opérationnelle du support délivré aux projets, au travers de la mise en place et de la coordination de l’Unité de Support Projet, en lien avec les équipes programme.

 Il/elle coordonne la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France.

Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Il/elle assure aussi la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau.

Il/elle assure le management des collaborateurs de l’Unité et la coordination d’ensemble des équipes support.

Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec le-la Directeur-trice pays (DP) et les personnes ressource du Département géographique, des départements techniques de la Direction des Opérations et/ou des Directions et départements responsables des fonctions transversales au siège.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur/trice des fonctions transversales sont les suivantes :

Mise en place l’Unité Support Projet

·       Assure la définition de l’organigramme cible en cohérence avec les besoins des projets et les compétences déjà disponibles ;

·       Assure le recrutement et l’accompagnement des collaborateurs, en lien avec les départements siège concernés ;

·       Définit les processus, et met en place les outils et procédures nécessaires à la professionnalisation et l’autonomisation des équipes sur le terrain ;

·       Définit les rôles et responsabilités de chaque service (RACI), en lien avec le/les responsables concernés pour fluidifier les interactions avec les projets ;

·       Met à l’échelle certains processus pour appuyer les projets sur une échelle régionale (mécanismes d’appui et de reporting) ;

·       Accompagne les projets dans la redéfinition de leur budget.

Management

·       Coordonne l’ensemble des équipes et assure le management direct des collaborateurs de l’USP ; 

·       Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau ;

·       Assure le suivi des dossiers en cours et de leur résolution dans chaque service.

Gestion financière

·       En lien étroit avec le/la responsable administratif.ve et financier.e qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France ;

·       Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme ;

·       Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle ;

·       Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ;

·       Responsable de la sécurité financière ;

·       Responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs ;

·       Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets en lien avec le siège ;

·       S’assure de la mise à jour mensuelle de la répartition des coûts (Clé de répartition) la valide et l’envoie trimestriellement au service concerné (après validation du DP) ;

·       S’assure que la situation de trésorerie est saine et que les prévisions de trésorerie sont effectuées en temps opportun ;

·       Gère la relation bancaire et les comptes bancaires d’EF au Rwanda, s’assure qu’un solde minimum existe et signale au Directeur pays les éventuelles anomalies ;

·       S’assure que les paiements aux fournisseurs, aux prestataires de services et aux intervenants sont effectués en temps opportun ;

·       Fournit des conseils et surveille les opérations de change LBP afin d’atténuer les pertes de change potentielles ;

·       Supervise le processus de clôture de la comptabilité de fin de mois et s’assure que la documentation de la clôture est complète et dûment signée ;

·       Supervise les opérations comptables quotidiennes et leur conformité aux politiques et pratiques comptables d’EF ;

Passation de marchés et subventions

·       En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le/la responsable Contrats, assure la planification, le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet ;

·       Revoit, avec les responsables Contrats, le processus achat de l’USP (demandes d’achat, règles de passation et d’octroi de subventions, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes ;

·       Examine les demandes d’achat faites par les chefs de projet et les membres de l’équipe de projets en termes de disponibilité des lignes budgétaires, de disponibilité de trésorerie et de niveaux d’approbation nécessaires.

Logistique et Evènementiel

·       En lien étroit avec le/la responsable Logistique, supervise les activités logistiques du bureau : moyens généraux, hygiène et sécurité, gestion des locaux et informatique ;

·       Valide le suivi logistique mensuel des projets et supervise la gestion des actifs projets et bureau ;

·       Supervise le parc de véhicules et la gestion des chauffeurs ;

·       Assure la mise en place d’un système de gestion des véhicules en respect des règles de sécurité des collaborateurs ;

·       Dépannage de tout problème d’installation ou de configuration logicielle, en consultation avec l’agent de logistique ;

·       Conseils sur les solutions et améliorations potentielles en ce qui concerne les normes et pratiques informatiques ;

·       Assistance technique aux équipes projet sur le déploiement de nouvelles applications, de nouvelles règles et réglementations informatiques de Paris, etc.

Administration/RH

·       Applique la grille salariale d’EF au Rwanda ;

·       En lien étroit avec le/la chargé RH, le cabinet de portage salarial, le département des ressources humaines et le département des affaires juridiques au siège : supervise la gestion administrative des ressources humaines, incluant la mise en place des processus RH sur le terrain (recrutement, évaluation, formation, revue des salaires) ;

·       Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets ;

·       En lien étroit avec le/la responsable RH, s’assure du bon déroulé de l’organisation des recrutements ;

·       S’assure, en lien avec le prestataire paye, que les charges sociales et patronales sont calculées et payées correctement ;

·       En lien avec la DAF, s’assure de la bonne reprise de paye en comptabilité ;

·       Agit en tant que point focal d’EF Rwanda vis-à-vis de l’avocat et des autorités publiques compétentes, sous la supervision du/de la directeur-trice pays.

Contrôle interne

·       Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation) ;

·       Contribue à l’élaboration de nouvelles procédures pour le terrain en lien avec la Direction des Opérations et les Fonctions Transverses ;

·       S’assure que l’information financière et comptable est conforme aux exigences d’Expertise France et des bailleurs de fonds ;

·       S’assure que les dépenses des projets sont conformes au budget de chaque projet et à chaque accord de subvention de projet et informe le(s) gestionnaire(s) de projet concerné(s) si nécessaire ;

·       Veille à ce que les vérifications internes et externes soient effectuées sans heurts et à ce que les recommandations soient prises en compte et mises en œuvre en temps opportun ;

·       Développe un environnement rigoureux de contrôle interne du service de soutien et diffuse la culture parmi les membres du personnel de l’USP ;

·       Recommande l’amélioration des mesures, politiques, procédures ou lignes directrices de contrôle interne existantes, si nécessaire ou sur demande.

Affaires juridiques

·       Maintenir une relation positive et continue avec l’avocat d’EF et le prestataire paye et agir en tant que point focal pour tout problème potentiel qui pourrait survenir.