L’objectif général de la mission est de contribuer à l’amélioration du fonctionnement des services de la Mairie et des communes par l’amélioration de la gestion de ses ressources humaines (GRH).

Plus spécifiquement, il s’agira : de (1) participer à l’état des lieux des pratiques actuelles en matière de GRH de la Mairie et des communes de la Ville de Djibouti, (2)  de contribuer l’élaboration du manuel de procédures de GRH de la Mairie et des communes de la Ville de Djibouti, de (3)  d’accompagner le personnel dans l’application des procédures du manuel.

Les résultats à atteindre sont:

•  Un état des lieux des règles et des pratiques actuelles en matière de gestion des ressources humaines de la Mairie et des communes de la Ville de Djibouti est réalisé en lien avec l’expert principal ;
• Le manuel des procédures de GRH de la Mairie et des communes est élaboré en lien avec l’expert principal ;
• Des outils d’appui à la mise en œuvre de la politique de GRH sont élaborés (règlement intérieur, fiche d’évaluation des agents, fiche de suivi des absences, modèle de plan de gestion des carrières, etc.) en lien avec l’expert principal.

La mission de l’expert se décline en trois grandes phases :

I] Une contribution à l'état des lieux

• Contribuer à l’inventaire des textes auxquels se réfère actuellement la Mairie pour la gestion de son personnel. Procéder à leur analyse critique (pertinence) dans le contexte des collectivités territoriales à Djibouti-Ville ;
• Participer à l’identification et à l’analyse des pratiques actuelles en matière de GRH du personnel de la Mairie et des communes, qu’elles soient formelles ou non;

II] Participation à l'élaboration du manuel de GRH et des outils d'application

• Contribuer à l’élaboration du manuel de GRH de la Mairie et des communes de la Ville. Le manuel comprendra à minima les parties suivantes :
  • L’organisation de la gestion des ressources humaines à la Mairie et dans les communes : rappeler l’organigramme et préciser les attributions des agents des services RH.
  • Les procédures de gestion des ressources humaines : définir en détail les grandes étapes des procédures de GRH et notamment celles inhérentes au recrutement, au départ à la retraite, au licenciement, à la gestion des congés, aux absences, aux décès et à la liquidation de la paie ;
  • L’élaboration du plan de formation : définir le processus et moyens d’identification des besoins en formation du personnel et d’offre de formation adéquate (formation interne/externe, continue/initiale, accompagnement et tutorat, etc.) 
  • L’évaluation annuelle : définir le processus et les critères d’évaluation du personnel (et éventuellement des directions/services), mécanismes de feedback et définition d’un plan de progression ;
  • La rémunération : définir les déterminants de la rémunération du personnel (catégorie, traitement de base, primes et indemnités, avantages sociaux, prise en compte des négociations collectives éventuelles, etc.) ;
  • La gestion des carrières : définir les modalités de prise en compte des aspirations du personnel. Proposer des outils de suivi des évolutions de carrière, formations et aspirations des agents. Fixer les règles de mobilité interne, au sein de la Mairie mais aussi entre la Mairie et les communes ;
  • La sécurité et la santé au travail : préciser le cadre réglementaire applicable. Définir les responsabilités et obligations de l’employeur en matière de sécurité et santé du personnel et les principes généraux de prévention;
    
    Le contenu du manuel de procédures de GRH devra se conformer aux textes en vigueur (code du travail, conventions collectives, directives, normes, etc.).
• Contribuer à la proposition d’outils sur-mesure pour faciliter l’application du manuel : fiche d’évaluation des agents, fiche de suivi des absences, modèle de planification et de gestion de carrière, etc. ;
• Contribuer à l’élaboration du règlement intérieur (ou charte) fixant les règles de fonctionnement interne à la collectivité (horaires de travail, code de conduite, etc.), les droits et obligations des agents, les principes généraux d’utilisation de l’espace et du matériel, les règles relatives à l’hygiène et à la sécurité en se référant aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

III] Une phase de suivi de la mise en œuvre des procédures et accompagnement

• Réaliser des missions de suivi ponctuel au niveau des services RH afin de s’assurer de la bonne appropriation des procédures et de leur application ;
• Accompagner le personnel en charge des RH dans la mise en œuvre des procédures ;
• Elaborer une grille de suivi-évaluation d’appropriation et de mise en œuvre des procédures.