Sous la supervision de la Coordinatrice / du Coordonnateur pour l'Afrique de l'Ouest, la Coordinatrice / le Coordonnateur Adjoint travaillera quotidiennement avec l'ensemble de l'équipe de projet conjointe, en interaction fréquente avec l'équipe de l'UGP. La Coordinatrice / Le Coordonnateur Adjoint soutiendra la mise en œuvre des activités formulées par les experts à long terme, gérera la contractualisation de l'expertise et son exécution, et servira de liaison avec le siège pour les renvois aux départements de la sécurité et de la géographie.

La Coordinatrice / Le Coordonnateur Adjoint pour le hub Afrique de l'Ouest sera basé à Dakar et devra occasionnellement se rendre dans certains pays de la région, conformément aux protocoles et procédures de sécurité d'Expertise France.

La Coordinatrice/Le Coordonnateur Adjoint (Afrique de l’Ouest) sera en charge des tâches suivantes :

Gestion globale du projet

• Soutient le Coordinateur Régional dans l’harmonisation et la mise en œuvre des procédures d’exécution et de reporting pour toutes les activités, met en place le cadre et propose des outils et procédures partagés ;
• Soutient le Coordinateur Régional dans la consolidation de la planification des activités et des ressources régionales, ainsi que du budget annuel pour toutes les activités nationales et régionales du projet relevant de sa compétence ;
• Participe activement à la rédaction et à la transmission des rapports contractuels aux donateurs (narratifs et financiers) ;
• Participe à l’organisation et assiste aux comités de pilotage du projet, en collaboration avec le Coordinateur Régional ;
• Supervise la rédaction et la mise en œuvre des contrats de courte durée pour les experts ;
• Gère la table de suivi des contrats de courte expertise ;
• Transmet les données utiles pour le suivi et l’évaluation du projet ;
• Rédige et/ou supervise l’exécution des contrats-cadres signés dans le cadre du projet ;
• Soutient et supervise les achats du projet ;
• Supervise le travail quotidien effectué par l’assistant logistique, y compris le suivi de l’agenda du chauffeur et des plannings de déplacement, et tient à jour l’inventaire du mobilier et du matériel de bureau ;
• S’assure que les factures d’achat sont approuvées pour exonération au nom des fournisseurs ;
• Se tient informé des changements dans les procédures de l'UE et d'EF et assiste à toute formation nécessaire.

Gestion administrative :

• Gère l’administration des contrats liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
• Supervise la rédaction et la mise en œuvre des contrats de courte durée pour les experts ;
• Gère la table de suivi des contrats de courte expertise ;
• Surveille le respect des spécifications/contrats, anticipe et gère les risques et développements liés aux projets, et alerte la direction si nécessaire ;
• Rédige et/ou supervise l’exécution des contrats-cadres signés dans le cadre du projet ;
• Soutient et supervise les achats du projet ;
• Supervise la recherche documentaire ;
• Gère les appels d'offres et les contrats publics/subventions ;
• Gère les contrats d’expertise et de services ;
• Supervise la publication des offres d'emploi et des appels à experts ;
• Vérifie les prestataires de services en utilisant l'outil de conformité interne.

Gestion financière :

• Assure la conformité des justificatifs de dépenses au siège, sur le terrain et/ou des justificatifs des partenaires, factures et remboursements liés aux missions des experts ;
• Supervise les paiements et suit les avances et leurs soldes ;
• Contribue à la préparation des rapports financiers pour les donateurs (consolidation des dépenses du Hub d’Afrique de l’Ouest), aux exercices de comptabilité interne et de budgétisation (clôture, etc.) en collaboration avec les chefs de projet et les chefs de projet administratifs et financiers ;
• Soutient la préparation et la réalisation des audits, en liaison avec les chefs de projet, les chefs de projet administratifs et financiers, et les RAF du projet ;
• Gère et consolide les journaux de caisse et de banque du terrain ;
• Maintient à jour les tableaux de bord de gestion existants ;
• Gère les engagements en cours (conventions de subvention, contrats et accords).