Réf.
2024/PAPSA/11225
Type d'offre
Poste terrain
Type de contrat
CDDU
Domaines d'expertises
Gestion administrative et financière
Date limite de candidature
25/08/2024 23:59
Contrat
Portage salarial / Cabinet d'expertise
Durée
1 year - renewable
Assistant logistique et adminisitratif - SecFin Africa (H/F)
Département Gouvernance - GOUV > Pôle Mobilisation des Ressources Financières
Mis en ligne le : 08/08/2024
EUROPE CONTINENTALE
BELGIQUE
BRUSSELS
Description de la mission
Sous la supervision du Directeur de Projet et en lien avec le Responsable administratif et financier l'Assistant(e) administratif et logistique sera responsable de soutenir l'équipe UGP dans les opérations quotidiennes, avec des échanges fréquents avec les équipes régionales pour la mise en œuvre logistique et administrative du projet.
L'Assistant(e) de Projet sera basé(e) à Bruxelles. Il/Elle sera amené(e) à se rendre dans certains pays d'Afrique subsaharienne, conformément aux protocoles et procédures de sécurité d'Expertise France.
L'Assistant(e) logistique et administratif sera en charge des tâches suivantes:
Support Logistique
- Organisation et gestion directe des voyages en collaboration avec un prestataire de services de voyage (contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts)
- Réservation des billets de transport aérien, ferroviaire et local
- Réservation directe de salles de réunion, d'hôtels et de transferts aéroport-hôtel dans un contexte international
- Gestion administrative des visas et de toutes les formalités préalables aux voyages
- Assurer ou soutenir l'organisation d'événements spécifiques (missions, séminaires et réunions)
- Gérer les relations avec les prestataires de services : traitement et négociation des devis, gestion des abonnements et contrôle de la facturation
- Surveillance du budget de l'organisation des missions pour assurer le contrôle des coûts de voyage
- Supervision de la logistique et du fonctionnement quotidien du bureau UGP, y compris les fournitures et les consommables
Support Administratif
- Gestion des rendez-vous et accueil physique
- Gestion du courrier
- Coordination de la signature des documents
- Indexation, classement et archivage des documents liés aux missions
- Gestion des tâches administratives et mise en forme des documents de travail
- Mise à jour des tableaux de bord/systèmes de suivi existants
Support Financier
- Assistance au suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, rappels, enregistrement administratif)
- Collecte des documents comptables justificatifs et préparation pour paiement
- Soutien du siège Expertise France lors des audits
Description du projet ou contexte
La Commission Européenne (CE), acteur mondial majeur dans les initiatives LBC/FT, vise à unifier les efforts européens à travers un consortium formé par des agences internationales de coopération technique. L'objectif est de lutter contre les Flux Financiers Illicites (FFI) dans les pays d'Afrique subsaharienne. À cette fin, la CE, l'Allemagne et la France se sont réunies pour financer un projet majeur à mettre en œuvre dans toute la région.
Ce projet sera mis en œuvre par Expertise France (leader), GIZ, CIVIPOL et FIIAPP, pour une durée de 4 ans et un budget de 46,5 millions d'euros. Les principaux objectifs du projet sont les suivants :
1. Améliorer les capacités nationales, y compris les capacités des forces de l'ordre et judiciaires, pour prévenir et répondre aux FFI liés au crime organisé transnational et au financement du terrorisme.
2. Renforcer la coopération régionale et interrégionale efficace ainsi que les mécanismes de partage d'informations dans la lutte contre les FFI, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.
3. Accroître la sensibilisation du public pour promouvoir une plus grande transparence et tenir les États responsables de leurs actions contre les FFI et le crime organisé.
L'Unité de Gestion de Projet (UGP) sera basée à Bruxelles et sera chargée de diriger et de coordonner 4 hubs régionaux (basés au Cameroun, au Sénégal, en Afrique du Sud et en Tanzanie), tous composés de support administratif et logistique, ainsi que de 13 experts de longue durée dans trois principaux domaines d'expertise : prévention, investigation et recouvrement. Chaque hub sera responsable de la liaison avec les autorités nationales de leur région pour fournir un soutien pendant la mise en œuvre du projet.
Ce projet fait partie du cadre européen du Global Gateway Afrique-Europe Investment Package, ainsi que de l'Initiative Team Europe pour lutter contre les FFI et le crime organisé transnational en Afrique (TEI, FFI & TOC). La TEI, qui regroupe l'Allemagne, la France, la Suède et la Finlande, vise à créer un cadre commun de coopération sur le sujet spécifique des FFI et TOC, ainsi qu'à harmoniser les efforts des États membres.
Profil souhaité
- Diplôme universitaire en administration, gestion financière, politique publique, sciences politiques ou toute autre discipline pertinente
- 2 années d'expérience en administration ou gestion financière,
- Une connaissance générale des projets et procédures financés par l'UE serait un atout
- Une expérience de travail dans les pays africains serait un atout
- Maîtrise de MS Office
- Très bon niveau en anglais et en français requis
- Sens aigu de la diplomatie, des relations publiques et des relations politiques
- Capacité à travailler sous de courte échéances
- Excellentes compétences organisationnelles et multitâches
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Attention aux détails et capacité à maintenir des dossiers précis
- Proactif et capable de travailler de manière autonome ainsi qu'en équipe
- Expérience en coordination de réunions, ateliers et conférences
- Capacité à gérer plusieurs priorités et respecter les délais
Informations complémentaires
- Lieu de la mission : Bruxelles, Belgique
- Durée de la mission : 1 an, renouvelable
- Date de début : septembre/octobre 2024
Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur curriculum vitae via l'interface "Postuler". Le CV ne doit pas dépasser 6 pages et devrait mettre en évidence les expériences les plus récentes et pertinentes liées aux qualifications susmentionnées.
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.