Descriptif de la fonction :

Gestion administrative :

• Appui et participation à la passation des marchés publics
• Appui à l’élaboration des plans de passation de marchés annuels et pluriannuels
• Veille à la bonne application des procédures administratives à la fois par un accompagnement des équipes et également à travers des contrôles
• Garant de la bonne gestion des risques contractuels de projet
• Veille à la mise à jour des outils de suivi existants, et gestion des données des projets : contrôle des informations rentrées dans les outils SI de gestion de projet, mise à jour des informations projets et outils de suivi, collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.).

Gestion budgétaire et comptable :

•  Accompagnement des équipes projet à la réalisation des prévisions budgétaires annuelles et pluriannuelles
• Appui les équipes projet aux travaux de clôture financière
• Pilotage de l’exécution budgétaire des projets tout en garantissant la qualité et la conformité des états financiers en référence aux règles Agence et Bailleurs de fonds.
• Reporting financier externe et interne
• Gestion des audits financiers des projets
• Veille à la bonne gestion de trésorerie des équipes terrain à travers le suivi des comptes et des caisses locaux
• Mise à jour des outils de pilotage
• Suivi des financements de projet : états des demandes de versements de fonds et vérification des réceptions de fonds
• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• Préparation des clôtures périodique et d’autres exercices budgétaires ;
• Préparation des audits annuels et finaux des projets
• Appui à la préparation et la révision des CODEV et en particulier les CODEV 2

Gestion logistique :

• En coordination avec les équipes projets et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long terme, des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).