1      OBJECTIFS DE LA MISSION

L’objectif de cette mission est d’assister la Direction Générale des Impôts (DGI) du Bénin à faire l’étude de faisabilité et l’estimation des coûts de mise en œuvre d’un système intégré de dématérialisation de la production et de la gestion des documents, de collaboration/partage et d’archivage numérique des documents. 

De façon spécifique, les tâches du consultant sont décrites ci-dessous. 

1.1         Analyse de l’existant en gestion des documents

En collaboration avec le service d’archivage de la DGI, faire un inventaire exhaustif des types de documents utilisés et de leurs processus internes de gestion à la Direction Générale des Impôts précisément dans les Directions centrales, les Direction techniques à savoir la Direction des Grandes Entreprises (DGE) et les DDI avec leur démembrement (les Centres des Impôts des Moyennes Entreprises et les Centres des Impôts des Petites Entreprises. Les documents répertoriés doivent être codifiés, nommés/normé et leurs processus de traitement bien décrits (création, étapes de validation, classement). Pour chaque document, un template harmonisé doit être proposé et validé pour être adopté sur le plan national.

Une étude est en cours au niveau du service de gestion de la qualité pour inventorier et codifier tous les documents utilisés au sein de la DGI. Le consultant pourra s’appuyer sur les résultats de cette étude.

1.2         Analyse des besoins en archivage numérique de documents

Cette partie de l’étude consiste à :

1.     Répertorier tous les besoins en archivage numérique des documents. Le système d’archivage numérique va permettre d’archiver non seulement les documents issus du système de gestion des documents décrit plus haut, mais également les documents fiscaux venant des applications métiers de la DGI comme SIGIBé, GESEXO, E-enregistrement et SyGMEF. Dans la proposition de solutions, cet aspect doit être pris en compte en prévoyant des canaux/interfaces d’échange de documents entre le système d’archivage et les autres applications de la DGI. Il faut également prendre en compte la récupération du fonds documentaire des archives physiques existantes ;

2.      Proposer un schéma d’organisation et de classement des documents à archiver.

1.3         Propositions et coût de mise en œuvre

A cette étape, les taches du consultant seront :

·   De faire l’état de l’art en matière de systèmes de gestion électronique de documents, de collaboration/partage et d’archivage numérique à valeur probante.

·    De proposer des options en termes de technologies et des outils à utiliser pour la mise en œuvre de la solution, assortie de recommandations sur les options qu’il juge les mieux adaptés pour les besoins de la DGI. Les propositions seront présentées lors d’atelier de validation et de co-conception de la solution finale ;

·     D’élaborer le schéma global du système de dématérialisation conformément aux options retenues, montrant les composants de la solution, leurs interactions et interfaces avec les applications existantes ;

·       D’estimer les coûts de mise en œuvre de la solution retenue :

o   Coûts des logiciels à acquérir ou à concevoir ;

o   Coûts de mise en œuvre du système complet de dématérialisation : installation, configuration, développement ; 

o   Coûts de récupération du fonds documentaire ;

o   Coûts du matériel d’archivage : serveurs, scanners, etc

2      RESULTATS ATTENDUS

Au terme de la mission du consultant, les résultats suivants sont attendus :

1.      Le rapport d’étude de l’existant est élaboré contenant :

·         La liste complète des documents avec leurs codes, leurs nomenclatures et leurs processus de traitement complètement décrits ;

·         Le Template harmonisé de chaque document ;

·         Le schéma d’organisation et de classement des documents.

2.      Un cahier des charges est élaboré contenant :

·         Le schéma global du système, faisant ressortir les technologies et les logiciels à utiliser, les relations entre elles et avec les applications externes ;

·         La description détaillée des fonctionnalités, des contraintes techniques et fonctionnelles à prendre en compte ;

·         Les spécifications techniques et fonctionnelles de chaque composant du schéma global du système ;

·         L’architecture de déploiement de la solution avec la liste des équipements à acquérir et le détail de leurs caractéristiques ;

·         L’estimation des coûts de mise en œuvre de la solution.