ACTIVITÉS TRANSVERSALES

1. Appui au pilotage interne du pôle 

•          Appuyer le Responsable de pôle dans le pilotage administratif et financier du pôle.
•          Assurer la mise en place et la tenue des tableaux de bords. 
  
•              Planifier et coordonner la réalisation des travaux financiers du pôle en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence en lien avec la CAF.
•             Fiabiliser et cadrer les arbitrages du portefeuille de projets.

2. Gestion des risques opérationnels 

•            Contribuer à l'élaboration ou à l'évolution des procédures et outils de gestion administrative et financière..
•       Contribuer à l'harmonisation des pratiques au sein du pôle.
•      Contribuer à la prévention, au reporting et au suivi des incidents dans son périmètre de responsabilité.
•           Participer aux chantiers internes de l'agence (SI, archivage, contrôle interne, etc.).

3. Accompagnement et renforcement des capacités

•            Appuyer et conseiller les équipes (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs). 
  
•           Organiser des formations au sein du pôle (formations et réseau de partage des savoir-faire).
•           Assurer la circularité des informations sur les nouvelles procédures à l'ensemble du pôle.
•        Participer au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs assurant des fonctions administratives et financières.

ACTIVITÉS EN LIEN AVEC LE CYCLE DU PROJET

1. Conception du projet

•      Appuyer les équipes dans la construction budgétaire du projet (relecture et propositions d'ajustements).
•          Appuyer les équipes dans la construction et/ou la vérification des analyses de rentabilité dans le respect des procédures internes. 
•         Appuyer les équipes dans l'identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet.
•           Participer aux comités de développement des projets et y contribuer sur les aspects financiers.

2. Gestion administrative, contractuelle et financière de la mise en œuvre du projet

•         Veiller à l'intégration et à la fiabilisation des données du projet dans le système d’information (SI) de gestion opérationnelle des projets. 
•         Aider à l'organisation de la décentralisation des activités (solutions de trésorerie, délégations etc.) dans le respect des législations locales et obligations fiscales.
•          Appuyer les équipes siège et terrain sur le respect des règles et procédures internes et bailleurs : achats, subventions, contractualisation avec les experts et les partenaires, passation des marchés publics, suivi du processus de mise en concurrence, etc.
•      Identifier les risques financiers et administratifs et proposer des solutions (conseils sur les montages contractuels).
•    Coordonner le suivi de l’exécution des projets du pôle (suivi des dépenses et leur affectation/réaffectation) et de leur rentabilité en lien avec la CAF.
•          Appuyer les travaux de révisions budgétaires et contractuelles bailleurs.
•          Participer à la création, la mise en place, et la mise à jour des outils de suivi financier.

3. Reportings et Audits

•       Suivre le planning du portefeuille du pôle (reporting & audits) et participer aux réunions de clôture de projets.
•      Appuyer la préparation et la validation interne avant transmission au bailleur de fonds, des reporting financiers et des demandes de paiement.
•          Identifier les risques et alerter la direction sur les retours d'expériences.