Les candidatures sont à transmettre uniquement sur le site https://mon-vie-via.businessfrance.fr/offres 

Description du poste / Job description

Pour appuyer la mise en œuvre des activités de ce projet, Expertise France mettra en place une équipe projet, basée à Ebène au siège de l’IORA. L’équipe projet sera pilotée par le/la chef.fe de projet et composée d’un chargé de mission (VIA) ainsi que deux expert.es long-terme afin de œuvre les activités du projet.

Sous la responsabilité de la coordinatrice de l’unité Développement Economie Circulaire basée à Paris, le.la chef.fe de projet aura pour fonction le pilotage et la coordination générale du projet, en étroite coopération avec les partenaires de l’IORA. Sous la supervision du/de la chef.fe de projet et en collaboration avec les autres membres de l’équipe-projet sur le terrain et au siège, le/la chargé.e de mission aura les responsabilités suivantes :

Gestion financière, budgétaire et comptable

-        Saisir manuellement des données, gestion des devises : comptabiliser les dépenses liées à ces comptes et les décaissements ;

-        En collaboration avec le/la Chef.fe de projet, suivre le budget du projet, piloter l’élaboration du budget annuel ;

-        Préparer et suivre les rapports financiers selon les modèles d'Expertise France ;

-        Vérifier les suivis financiers mensuels (affectation des dépenses, consommation, prévisions, etc.) ; 

-        Réconcilier mensuellement les états de trésorerie terrain (caisse et banque) avec Sage X3;

-        Réaliser les rapprochements bancaires et le contrôle de caisse ;

-        Participer aux travaux d'inventaires et aux opérations de clôture ;

-        Consolider les exercices de prévisions d’exécution budgétaire du projet, en assurer le suivi et l’analyse ;

-        Vérifier les budgets proposés avant engagements financiers, le montant des paiements à effectuer et les clôtures budgétaires ;

-        Participer à la création, mise en place, mise à jour des outils de suivi financier ;

-        Gérer les problématiques administratives et financières liées à la mise en œuvre des activités du projet ;

-        Préparer les exercices budgétaires mensuels et annuels des projets (budget initial, budget révisé et prévisions d'atterrissage).

-        Il.elle assure l’archivage et la bonne tenue des documents administratifs et financiers ;

-        Il.elle pilote l’organisation des audits financiers ;

-        Il.elle supervise les rapprochements entre le logiciel comptable et les journaux de dépense, analyse les variations, et engage, avec le département des affaires financières, les rectifications nécessaires ;

Gestion administrative

-        Sous le pilotage du/de la chef.fe de projet, il.elle est garant de l’application des procédures de marchés publics en lien avec l’équipe juridique du pôle ;

-        Appuie les passations de marchés publics et suit le processus de mise en concurrence ;

-        Il.elle participe à la création, au déploiement et à l’exécution des procédures et des outils de pilotage et de gestion de projet (exemples : outil de suivi des contrats, plan de décaissement…) ;

-        Il.elle supervise les sujets administratifs du bureau projet terrain en lien avec les autres services internes d’Expertise France ;

-        Il.elle participe dans les étapes clé des processus d’achat et de gestion des contrats et au besoin est en mesure d’appuyer le processus de référencement, de passation de marché ou de préparation d’avenants ;

-        Il.elle participe aux exercices de revue de projet, et facilite la collaboration avec les autres cellules de l’équipe projet, selon les modalités convenues avec la chefferie de projet ;

-        Il.elle élabore le manuel des procédures de gestion du bureau projet ;

Gestion des déplacements

-        Il.elle supervise l’organisation des différents déplacements de l’équipe ou dans le cadre du projet (achats des billets, demandes de visas, organisations d’évènements spécifiques), en lien avec le département sûreté lorsque nécessaire ;

Autres tâches transversales

Le/la chargé.e de mission assurera aussi les tâches transversales suivantes :

-        Contribuer à la logistique et à l’organisation d’évènements du projet en appui à le.a chef.fe de projet ;

-        Piloter le suivi des études et des consultances court termes qui pourront être mobilisées dans la cadre du projet sur les questions de S&E, de genre et de tout autre sujet en lien avec les tâches du/de la chargé.e de mission.

La liste des tâches et responsabilités mentionnées ci-dessus n’est pas exhaustive, elle dépendra des besoins et des orientations prises par le projet. Les missions du/de la chargé.e de mission seront définies par le/la chef.fe de projet avec l’appui de l’équipe projet au siège et pourront être évolutives.