Description du poste 

Pour appuyer la mise en œuvre de ce projet, Expertise France mettra en place une équipe projet, basée à Ebène au siège du Secrétariat de l’IORA. L’équipe projet sera pilotée par le/la chef.fe de projet et composée d’un.e chargé.e de mission administratif et financier ainsi que deux expert.es techniques long-terme.

Sous la responsabilité de la responsable du pôle Développement Urbain & Economie Circulaire basée à Paris, le.la chef.fe de projet aura pour fonction (i) la coordination générale du projet et (ii) le pilotage de la composante 1 du projet qui visera à renforcer les capacités opérationnelles et de gestion de projet du Secrétariat Général de l’IORA.

En lien avec l’équipe projet, le/la chef.fe de projet assurera notamment les tâches suivantes :

A. Coordination générale du projet

·       Pilotage stratégique et opérationnel du projet

-       définir les orientations stratégiques et déclinaisons opérationnelles du projet : réaliser la  planification technique et budgétaire du projet en lien avec les partenaires et en suivre la mise en œuvre ;

-       Identifier et mobiliser tous les moyens nécessaires à la bonne mise en œuvre du projet ;

-       piloter la mise en œuvre des activités : animer le travail au sein de l’équipe projet, préparation et animation des réunions d’équipe, réunions de suivi avec les experts, partage d’informations, respect des jalons fixés, remontée d’alerte et réorientation des actions si nécessaire ;

-       s’assurer de la bonne prise en compte des enjeux d’égalité femme-homme dans le cadre des activités du projet ;

-       accompagner l’équipe dans le cadrage des missions d’expertise ad hoc et assurer un contrôle qualité technique de l’ensemble des livrables en lien avec l’équipe ; 

-       assurer la redevabilité et l’apprentissage du projet ;

-       piloter le suivi évaluation du projet en lien avec l’équipe et la coordinatrice suivi évaluation siège.

·       Coordination générale du projet

-       coordonner les relations avec l’AFD à Port-Louis et à la Réunion (Direction Régionale Océan Indien) ainsi qu’avec les partenaires impliqués dans le projet ;

-       représenter le projet et Expertise France auprès de l’ensemble des partenaires et développer des partenariats ;

-       contribuer à assurer les synergies entre les différents projets et les acteurs présents à Maurice et dans le périmètre d’intervention de l’IORA (AFD, COI, Cap Business OI, GIZ, BafD, BAsD, etc.) ;

-       assurer le partage d’informations sur le projet au sein du Groupe AFD (coordinateur géographique régional d’Expertise France qui supervise l’ensemble du pays, Direction Régionale Océan Indien, Agence AFD à Maurice et dans les autres pays de la zone IORA),  avec l’Ambassade de France à Maurice et avec l'Ambassadeur délégué à la coopération régionale dans la zone de l’océan Indien.

·       Gestion administrative et financière

-       assurer la supervision du.de la chargé.e de mission administratif et financier,

-       contribuer à l’élaboration et l’actualisation des outils et des procédures de gestion du projet (manuel de procédure par exemple) et garantir leur bonne application ;

-       s’assurer du respect des procédures exigées par Expertise France et le bailleur (règles d’éligibilité des dépenses, achats, marchés, subventions, rapports) ;

-       contrôler la bonne gestion financière du projet (compte bancaire, caisse, clôtures budgétaires) ;

-       assurer le reporting financier interne d’Expertise France et les exercices financiers de l’Agence (suivi financier, prévisions et clôtures budgétaires) et le rapportage budgétaire externe à destination du bailleur (audits du projet) ;

-       élaborer les rapports d’activités techniques et financiers intermédiaires et finaux requis par l’AFD en lien avec l’équipe projet ;

-       accompagner les expert.es pour les achats du projet (services, biens, travaux, expertise, etc.) : plan de passation des contrats, élaboration des documents liés aux achats, contrôle qualité des dossiers, négociations contractuelles, suivi des engagements contractuels.

·       Gestion de l’équipe projet

-       Animer et coordonner l’équipe projet : piloter le recrutement de l’équipe projet, définir les objectifs opérationnels de l’équipe, organiser les plans de charge, etc. ;

-       en lien avec la direction Sûreté d’Expertise France, s’assurer de la mise en place et du respect de la politique de sécurité définie par le département sûreté ;

-       S’assurer de la bonne gestion administrative du personnel de l’équipe ;

-       en lien avec le siège d’EF à Paris, assurer le suivi des sujets connexes liés à l’implantation de l’équipe projet à Ebène ;

-       Veiller au maintien d’une atmosphère de travail sereine, dynamique et positive. 

B. Mise en œuvre de la composante 1

L’objectif de cette composante est d’appuyer le Secrétariat de l’IORA dans sa transformation en tenant compte de la mission de renforcement des processus métiers effectuée par le cabinet EY (IORA Phase 1), et des ambitions exprimées par le Secrétariat de l’IORA sur le sujet. Le projet accompagnera notamment l’IORA dans la mise en place d’une gestion modernisée, optimisée et optimale de ses ressources humaines pour garantir une organisation globale, une utilisation efficace et efficiente de ses ressources notamment financières, le renforcement de ses capacités et d’améliorer le service rendu aux Etats membres,  

Le/la Chef.fe de projet travaillera en étroite collaboration avec le Département des « Services Généraux » du Secrétariat, ses tâches seront :  

-        Compléter les informations de la 1ère phase en réalisant une évaluation des opportunités et limites actuelles de la structure ;

-        Identifier et valider en consultation avec le Secrétariat de l’IORA, des scenarii organisationnels adaptés aux besoins du Secrétariat ;

-        Proposer un plan d’action pour la mise en œuvre des recommandations organisationnelle (RH, administrative, etc.) comprenant le calendrier des activités, les besoins en consultance externe, les objectifs à atteindre, etc. ;

-        Suite à la validation du plan d’action, accompagner les services du Secrétariat dans la mise en œuvre de ces activités. Parmi les actions qui pourront être appuyées, peuvent être cités le développement des compétences internes en termes de gestion du budget et des finances, la mise en place d’une stratégie et des outils de gestion des ressources humaines et des compétences, l’appui à l’évaluation du personnel, l’élaboration d’un plan de formation du personnel et la mise en place d’outils de pilotage des activités,

-        Recruter et suivre les missions de consultance court terme qui viendront en appui aux différentes actions validées ;

-        Piloter la mise en œuvre de ces actions. 

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive ; de manière générale le/la chef.fe de projet est le garant de l’atteinte des objectifs contractuels du projet et devra réaliser toute activité nécessaire à la bonne exécution du projet.