Réf.
2024/AP/10900
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
Alternance
Date limite de candidature
14/04/2024 09:28
Contrat
Salarié
Durée
12 mois
ASSISTANT.E POLYVALENT.E EN ALTERNANCE (H/F)
DG > DG
Mis en ligne le : 18/03/2024
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
Assurer l’assistance générale du département sécurité des opérations
Le ou la alternant.e collecte et gère un ensemble large d’informations devant permettre de fluidifier le fonctionnement du département sécurité des opérations (DSO). Il.elle effectue le secrétariat et contribue à l’efficience des différentes unités du département.
Les principales missions confiées sont :
Appui général
- Propose une structure d’organisation administrative du département sécurité des opérations en vue d’optimiser les sollicitations et d’augmenter le temps consacré à la réalisation des mission assignées à chaque unité ;
- Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des visiteurs.
Organisation des missions du département
- Assure l’organisation des missions du départements ;
- Préparation du dossier mission (prises des rendez-vous sur place, planning des différents entretiens sur place, liste des contacts…)
Appui aux différentes unités
· Assure une gestion efficace des planning de l’équipe opérationnelle
· Gère le planning des astreintes du département
· Optimise et organise les temps dédiés aux réunions d’anticipation et d’élaboration des budgets de sécurité
· Optimise et organise les briefings sécurité
· Contribue aux tâches de référencement du matériel de sécurité et à leur délivrance
· Contribue à l’élaboration des marchés publics du département
· Réponds et oriente les sollicitations au département sécurité des opérations
· Contribue aux opérations de contrôle et de consolidation des données relatives aux collaborateurs déployés ou recrutés (gestion des bases de données)
· Relève la boîte fonctionnelle du département et reventile les actions en fonction des thématiques des demandes
· Appuie le directeur dans l’animation administrative du département (réunions d’équipes, coordination d’agenda, réorganisation des RDV en cas de crise…)
Description du projet ou contexte
Expertise France est l’opérateur interministériel public français pour la coopération technique internationale. A ce titre, l’agence Expertise France assure la conduite et la gestion de très nombreux projets de coopération et mobilise de l’expertise publique et de l’assistance technique en appui à la mise en œuvre des politiques publiques de ses partenaires. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Ses activités se concentrent particulièrement le continent africain, mais l’agence est mobilisée sur tous les continents et intervient dans près de 110 pays dans le monde. L’activité de l’agence s’inscrit donc sur le terrain, au plus près des besoins des partenaires, y compris dans des zones sensibles.
Ces terrains présentent des risques multiformes et changeants, qui demandent un effort d’analyse et de veille permanent. Au sein d’Expertise France, la direction sûreté a pour mission, conformément aux orientations de sécurité décidées par la direction générale, d’élaborer et de déployer la politique de sûreté de l’agence et d’en assurer la bonne application. Disposant d’une capacité de veille, la direction sûreté assure également les opérations d’anticipation sécuritaire au profit d’Expertise France et de ses collaborateurs. Elle intervient dans l’élaboration des mesures permettant d’empêcher, de limiter ou de réduire les risques et les menaces qui pèsent sur l’environnement humain et matériel d’Expertise France. Elle intervient également dans la gestion des crises susceptibles d’avoir des incidences sécuritaires et mets en œuvre un dispositif adapté.
Ce poste s'inscrit dans le cadre de la réorganisation du département sécurité des opérations - 10 personnes.
Profil souhaité
Formation et Expérience :
- Bac+2/3 en administration, gestion ou domaine connexe.
- Une expérience préalable dans un rôle d'assistance administrative ou de support opérationnel, de préférence dans un contexte international ou de sécurité est la bienvenue.
Compétences requises :
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière autonome.
- Fortes compétences en communication écrite et verbale.
- Capacité à gérer efficacement les priorités et à respecter les délais.
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique.
- Capacité à travailler efficacement en équipe et à entretenir de bonnes relations interpersonnelles.
- Sens aigu du détail et souci de l'exactitude dans l'exécution des tâches administratives.
Informations complémentaires
Lieu : 40 boulevard du Port-Royal - Paris 5
Type de contrat : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation de 12 mois
Date de prise de poste : le plus rapidement possible
Rémunération : selon profil - mutuelle et prévoyance prise en charge par l'employeur - titre-restaurant - remboursement transport
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.