En étroite collaboration avec la Chargée de projet au siège d’Expertise France (Paris), le/l’assistante de projet événementiel et administratif sera en charge d’appuyer l’équipe du projet Knowledge Hub géospatial sur les aspects de la gestion événementielle, logistique, financière et comptable et de la bonne application des procédures administratives, financières et juridiques du projet. Il/elle sera également responsable de l’organisation logistique de différentes missions et événements organisés depuis le siège sur plusieurs zones géographiques (Amérique latine, Afrique, Asie).

Les activités auront lieu sur plusieurs zones géographiques, définies annuellement, il est attendu du chargé d’événementiel et de logistique qu’il/elle se déplace régulièrement (1 à 3 fois par an)  pour conduire sa mission.

Il/elle exécute les missions principales suivantes (liste non-exhaustive) :

Gestion logistique :

·        En coordination avec la Chargée de projet, l’Assistant.e projet assure ou appuie l’organisation logistique :

o   Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages

o   Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts

o   Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements

o   Gestion des avances et remboursement de per diem

o   Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane       

o   Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)                                                 

o   Réservation des hébergements

o   Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire                

o   Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation

o   Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements

o   Appui éventuel pour les passations de marchés des projets

Gestion administrative

• Réalisation de la passation de marchés sur le projet : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations, enregistrement et suivi administratif des contrats ;
• Appui sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…).
• Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
• Rédaction de comptes rendus de réunions ;
• Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique ;
• Mise à jour des tableaux de bord existants et des outils internes (suivi des contrats, des experts…).

Gestion budgétaire et comptable

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• En coordination avec la CP admin-fi, élaboration des rapports financiers ;
• Préparation des clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ;
• Préparation des audits annuels et finaux des projets en lien avec la CP Admin-fi ;
• Suivi des subventions et des contrats octroyés aux partenaires de mise en œuvre y compris dans l’organisation des audits ;

Appui transverse

• Appui à la mise en page de documents ;
• Appui au suivi-évaluation du projet ;
• Appui aux activités de communication ;
• Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données…) ;