Portuguese below

"Cultiv'ARTE – Strengthening the cultural sector in Mozambique" is a project implemented by Expertise France (EF), funded by the EU in Mozambique. The aim of this action is to increase the contribution of the cultural sector to social and economic development, especially for young people and women as drivers of change.

The administrative & logistics assistant's main responsibilities are to :

-             Assist administratively and logistically, in general, the technical team

-             Coordinate with the Administration and Finance Manager & with Expertise France headquarters the implementation of the internal control system and the administrative and financial procedures of Expertise France

-           Plan and provide all transportation services, such as travel arrangements, reservations and ticketing, visa applications, hotel and taxi reservations, travel expenses, and expenses for the program team, as well as other Expertise France employees

-             Drive vehicles transporting people, materials and others, according to the programs and comply with the work schedule;

-             Assist in all procurement tasks: manages and updates the list of preferred suppliers; orders and prepares contracts, procures items from local suppliers or elsewhere as appropriate

-             Perform the match in the comparison of the invoice with the purchase order and the goods receipt note paid

-             Ensure that all payments are made on time

-             Keep the vehicle's logbook up to date, including the record of journeys, departures and returns from all destinations as well as the initial and final mileage of each journey

-             Ensure that the maintenance services of the vehicle(s) are done in a timely manner, and all documentation is up to date

-             Prepare quarterly and annual reports on the vehicle's performance, i.e. the mileage covered and the unit and total costs incurred

-             It is responsible for managing the stock of consumables, cleaning and office supplies or other materials, recording their entry and exit;

-             Ensures up-to-date and organized physical and digital archive

-             Performs other duties assigned by his/her hierarchical superior inherent to the administrative, accounting and logistical function

-        Permanently analyse the processes inherent to its area of responsibility, defining and implementing actions aimed at promoting rationality of operation, continuous improvement, quality of execution, and minimization of the costs of the activities developed

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"Cultiv'ARTE – Fortalecimento do sector cultural em Moçambique" é um projecto implementado pela Expertise France (EF), financiado pela UE em Moçambique. O objectivo desta acção é aumentar a contribuição do sector cultural para o desenvolvimento social e económico, especialmente para os jovens e as mulheres como motores de mudança.

As principais responsabilidades do assistente administrativo e logístico são :

-      Assistir administrativa e logisticamente, de um modo geral, a equipa técnica

-      Coordenar com o Gestor de Administração e Finanças a nível da sede na implementação do sistema de controlo interno e dos procedimentos administrativos e financeiros da Expertise France

-      Planificar e fornecer todos os serviços de transporte, como organização de viagens, reservas e emissão de bilhetes, pedidos de visto, reserva de hotéis e táxis, despesas de viagem e despesas para a equipe do programa, bem como outros colaboradores da Expertise France

-      Conduzir viaturas transportando pessoas, materiais e outros, conforme os programas e cumprir a escala de trabalho;

-      Auxiliar em todas as tarefas de procurement: gere e actualiza a lista de fornecedores preferenciais; ordena e prepara contractos, adquire itens de fornecedores locais ou de outros lugares, conforme apropriado

-      Executar a correspondência na comparação da factura com a ordem de compra e a nota de entrada de mercadorias pagas

-      Garante que todos os pagamentos sejam feitos dentro do prazo

-      Manter actualizado o livro de bordo da viatura, incluindo o registo das deslocações e viagens, partidas e regressos de todos os destinos assim como a quilometragem inicial e final de cada deslocação

-      Assegurar que os serviços de manutenção da(s) viatura(a) é feita em tempo oportuno, e toda a documentação está actualizada

-      Elaborar relatórios trimestrais e anuais sobre o desempenho do veículo, ou seja, a quilometragem coberta e os custos unitários e totais incorridos

-      Coordenar com o Gestor de Administração e Finanças a nível da sede na implementação do sistema de controlo interno e dos procedimentos administrativos e financeiros da Expertise France

-      É responsável péla gestão do stock de consumíveis, materiais de limpeza e escritório ou outros materiais, registando a entrada e saída dos mesmos;

-      Garantir o arquivo físico e digital actualizado e organizado

-      Realizar outras funções que lhe sejam atribuídas pêlo seu superior hierárquico inerente a função administrativa, contabilística e logística 

-   Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas