Basé au bureau de coordination d'Expertise France à Paris, le Coordinateur Administratif & Financier (CAF) supervisera les aspects relatifs aux finances, à l'administration/RH, à la logistique et aux achats de la Facilité en coopération avec les équipes support des autres agences des États membres, tout en supervisant spécifiquement le contrat de financement d'EF avec l'Union européenne. Cela inclut la mise en place et le suivi des systèmes de subventions, la gestion de la conformité, la gestion de la planification financière, la supervision des fonctions administratives et la coordination de l'unité des services support de la Facilité (certains membres de l'équipe sont basés à Paris, tandis que d'autres opèrent depuis Addis-Abeba en Ethiopie). La coordination avec les agences des États membres, les parties prenantes et la participation active aux réunions internes et externes caractérisent également ce rôle multifacette.

Sous la responsabilité du Chef d'équipe au sein du bureau de coordination de la RFTA à Paris, le Coordinateur Administratif & Financier aura les principales responsabilités suivantes :

Responsabilité 1 : Gestion du contrat bailleur

• Mettre en place et superviser le système de  gestion du contrat bailleur au sein de la Facilité et au niveau d'EF, en coopération avec les agences des États membres, en garantissant la conformité avec les procédures et exigences de l'UE et d'Expertise France.
• Établir un système d'archivage robuste dès le début du projet pour assurer l'accessibilité de toute la documentation (physique et numérique) pour des opérations d'équipe fluides, des transitions de personnel harmonieuses et la conformité aux audits.
• Assurer le respect des règles bailleur et de l'organisation tout au long du cycle de vie du contrat de financement.
• Suivre et gérer les budgets des subventions accordées aux partenaires, identifier les écarts et proposer des ajustements si nécessaire.
• Superviser la préparation et la soumission de rapports précis et ponctuels au bailleur.
• Identifier et atténuer les risques associés à la mise en œuvre des subventions, y compris les risques financiers, opérationnels et de conformité.
• Fournir un soutien et une formation aux partenaires des subventions pour améliorer leur capacité à utiliser efficacement les subventions.
• Préparer et faciliter les audits, en garantissant une documentation adéquate et la conformité.

Responsabilité 2 : Finances

• Appuyer la planification financière de la Facilité, conseiller le Chef d'équipe sur les stratégies de dépenses et de gestion financière, fournir une perspective financière précise de la Facilité de manière régulière.
• Vérifier constamment l'intégrité et la robustesse des procédures financières, détecter toute mauvaise gestion possible et suggérer des actions correctives pour minimiser les pertes.
• Consolider et examiner les rapports financiers précis et ponctuels pour tous les composants de la Facilité, conformément aux délais et aux termes contractuels.
• Gérer les accords et services avec les banques et autres institutions financières.
• Surveiller et réguler le mouvement de trésorerie, la gestion de la liquidité, les transactions et transferts bancaires, en respectant les contrôles internes.
• Soutenir la gestion globale, la planification et la mise en œuvre du budget géré par EF (Windows 1 et 2) conformément au budget contractuel.
• Coordonner le développement et la révision des prévisions budgétaires d'EF tout en assurant la cohérence entre la planification budgétaire et la planification opérationnelle. Identifier les écarts et proposer et mettre en œuvre les ajustements nécessaires.

Responsabilité 3 : Administration/RH

• Assurer un environnement de travail administratif fluide et conforme à tous les niveaux de la Facilité, à travers des contrôles internes et des rapports réguliers, une coordination solide entre les agences des États membres et des audits internes.
• Veiller à ce que tous les accords nécessaires aux opérations de la Facilité (y compris l'exonération de TVA) soient en place et tenir à jour les règles et règlements administratifs relatifs aux activités d'EF.
• Appuyer le processus d'installation d'un bureau de liaison à Addis-Abeba (Ethiopie), en étroite coordination avec l'Ambassade de France en Éthiopie.
• Accompagner l'intégration des nouveaux membres de l'équipe dans les bureaux de coordination d'EF (formalités administratives, préparation des postes de travail, mise en place de l'équipement informatique, fourniture de fournitures de bureau, etc.).
• S'assurer que des politiques RH efficaces sont en place et mises en œuvre.
• Gérer tous les aspects des congés et des déplacements RH (y compris les expatriés).
• Veiller à ce que les visas du personnel international d'EF soient en place et suivis par le biais de processus corrects.
• Gérer la relation d'EF avec les conseillers juridiques (si nécessaire).

Responsabilité 4 : Logistique et Approvisionnement

• Répondre aux besoins de la Facilité en matière de logistique et d'approvisionnement, y compris la gestion de l'information, les demandes de devis, le contrôle de la qualité et garantir que les procédures établies sont suivies, en étroite coopération avec l'unité du programme.
• Surveiller les procédures d'approvisionnement et s'assurer que les articles sont comptabilisés et que le contrôle de la qualité/quantité est effectué dans les rapports de stock et les systèmes de gestion des inventaires d'actifs.
• Mettre en place et gérer tous les contrats de services nécessaires conformément aux procédures et outils d'EF.
• Gérer et mettre en œuvre les systèmes de technologie de l'information, en coordination avec l'architecte informatique.
• Veiller à ce que les équipements informatiques, les réseaux et les protocoles de sécurité soient conformes aux politiques et directives d'EF et des donateurs.
• Veiller à ce que les mesures de sécurité convenues soient en place et respectées par tout le personnel, en lien avec le Chef d'équipe de la Facilité.

Responsabilité 5 : Leadership et Coordination de l'équipe

• Diriger, gérer et guider l'équipe des services support de la Facilité, à travers un lien managérial direct (EF) ou fonctionnel (agences des États membres).
• Maintenir une coordination étroite avec les agences des États membres sur les sujets de logistique, de finance, de RH et d'administration et assurer une communication proactive avec toutes les parties prenantes pertinentes.
• Partager et coordonner les informations liées à l'administration et aux finances avec le Chef d'équipe de la Facilité et les autres membres du personnel et assister à toutes les réunions de coordination interne pertinentes.
• Assurer la liaison avec le bailleur, notamment en ce qui concerne les questions de conformité, de rapports, de paiements et d'audit.
• Participer à la préparation des Comités de pilotage et de coordination de l'Initiative et des réunions de partenariat de la Facilité.

Les tâches décrites impliquent la nécessité d'interagir avec une multiplicité de collaborateurs et d'institutions de l'UE et des pays d'Afrique subsaharienne et nécessitent une disponibilité et une capacité à voyager à l'étranger si nécessaire.