Le ou la chargé.e aura les prochaines missions :

Gestion financière et budgétaire 

• En lien avec la chargée de projet siège et le chef de projet, appuyer l’élaboration des accords de subventions avec les opérateurs de mise en œuvre ;
• Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et comptable prévues par l’agence et par le projet (manuel de procédures) ;
• Assurer le suivi des obligations contractuelles des prestataires et des opérateurs de mise en œuvre du programme ;
• Proposer et participer à la rédaction ou à l’amélioration des procédures administratives et/ou financières ;
• Contribuer à l’élaboration de contrats pour les opérateurs de mise en œuvre bénéficiaires de subventions ;
• Assurer le lien avec le DAJ (département des affaires juridiques) pour le respect des procédures juridiques (ANO de contractualisation, PV d'attribution, contractualisation etc.) et avec les différents départements supports d’Expertise France ;
• Réaliser les demandes d’exonération de la TVA si cela s’avérait nécessaire.
• Révision des suivis financiers des bénéficiaires des subventions (recueil des justificatifs de dépenses et vérification de l'éligibilité des dépenses) ;

·       Élaborer et mettre en œuvre les outils de planification et de suivi budgétaire et financier nécessaires au programme et au suivi des subventions versées aux opérateurs de mise en œuvre ;

·       Assurer le suivi budgétaire et financier du programme, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre, selon les formats établis à Expertise France ;

·       Garantir l’éligibilité et la conformité des engagements, mandatements et paiements effectués par les bénéficiaires des subventions dans le respect des procédures établies par Expertise France et selon les règles du contrat bailleur.

·       Consolider le reporting financier et les prévisions budgétaires du programme, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre et à l’aide des outils disponibles (RPP, journaux de suivi, logiciel Atlas, logiciel SAGEX3) ;

·       Vérifier les dossiers de dépenses et de marchés avant le versement de la tranche suivante de la subvention par opérateurs ;

·       Assurer les contrôles nécessaires à la fiabilisation des données financières du programme ;

·       Récolter la copie des pièces comptables justificatives et les documents administratifs et logistiques et effectuer leur indexation et archivage suivant le plan de classement défini au démarrage du programme

·       Vérifier la comptabilité (libellé, codes comptables, codes analytiques, lettrage, taux de change…) dans les outils disponibles : ERP, SAGE et fichiers Excel 

Appui aux opérateurs de mise en œuvre bénéficiaires de subvention

• S’assurer de la mise en place par les opérateurs des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable ;

·       Superviser le contrôle des pièces comptables transmises par les opérateurs de mise en œuvre,

·       Appuyer les opérateurs sur l’archivage des pièces justificatives des dépenses et pièces comptables aux fins de contrôle ;

·       Accompagner les opérateurs de mise en œuvre dans la compréhension et la bonne application des procédures administratives et financières s’appliquant au projet ;

·       Accompagner les opérateurs dans la planification budgétaire et le reporting financier conformément aux exigences du projet et standards d’Expertise France ;

·       Entretenir des échanges réguliers avec les opérateurs pour assurer la transmission dans les éléments administratifs, budgétaires et financiers dans les délais attendus ;

Appui à l’équipe siège et l’équipe projet

L’équipe siège est constituée d’une chargée de projets et une assistante projet. L’équipe projet est constituée d’un chef de projet, une responsable administrative et financière (à mi-temps) et un conseiller technique.

• Préparer et participer aux exercices de planification budgétaire mensuels, semestriels et annuels (prévisions d’atterrissage, budgets indicatifs) en lien avec les opérateurs bénéficiaires des subventions et en étroite collaboration avec le/la chef.fe d’équipe ;
• Préparer les documents de clôture comptable annuelle ;
• Participer à certaines réunions de coordination ;

·       Préparer le reporting financier au bailleur et à la conduite des exercices financiers d’Expertise France (prévisions, clôtures, audit), en lien étroit avec la chargée de projet au siège et le chef de projet ;

·       Préparer les termes de référence de l’audit sur la base du modèle préalablement validé entre Expertise France et le bailleur ;

• Préparer les demandes de versement et les factures à l’intention du bailleur ;
• Former et sensibiliser l’équipe aux procédures et règles applicables au projet ;

·       Garantir le respect des procédures par les membres de l’équipe projet ;

·       Assurer, en collaboration avec le comptable, le respect des procédures pour les personnels et biens du projet, en conformité avec les standards EF.

·       Analyser les éventuelles difficultés dans l’exécution des financements et proposer les mesures de remédiation idoines ;

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction des besoins nécessaires à la bonne exécution du projet en lien avec les subventions