Présentation générale du projet ePME
 

Objectifs du projet 
 

L’analyse de la problématique d’appui et d’accompagnement des entreprises au Bénin a débouché sur l’orientation nationale visant la création d’un Guichet Unique : L’Agence de Développement des Petites et Moyennes Entreprises (ADPME). En tant que Guichet Unique, l’ADPME a pour mission de :

•         Améliorer l’accès à l’information sur l’entrepreneuriat au plan national ;

•         Accueillir et orienter les MPME vers les dispositifs d’appui, d’incubation et d’accélération sur l’ensemble du territoire ;

•         Optimiser l’accompagnement des entreprises stratégiques et/ou à fort potentiel ;

•         Faciliter aux MPME l’accès aux financements et aux marchés ;

•         Appuyer la compétitivité des MPME au niveau local, sous régional et international ; 

•         Appuyer la restructuration et la mise à niveau des MPME en difficulté ;

•         Coordonner et mettre en cohérence les interventions nationales et des partenaires techniques et financiers en faveur des MPME béninoises.

L’objectif général du projet « ePME » est d’appuyer l’ADPME dans sa démarche de digitalisation progressive et intégrale des services du Guichet Unique.

A travers la mise en œuvre de ce projet, l'ADPME entend tirer parti des opportunités qu’offre le numérique pour simplifier les démarches et accroitre sa performance opérationnelle d’appui au développement des MPME du Bénin. 

Structuration du projet de la plateforme ePME au Bénin

Le projet est organisé en deux grandes étapes, comme suit : 

Les activités de la première étape aboutiront à la définition du besoin (en impliquant toutes les parties prenantes et le métier en particulier), à l’identification du périmètre du projet et de l’architecture informatique, et enfin à la rédaction de spécifications fonctionnelles et techniques détaillées pour une plateforme unique et modulaire. Ces spécifications permettront à l’ADPME de faire des choix quant à la solution et les modèles d’implémentation.

La deuxième étape consistera en la réalisation, les tests et l’implémentation de la solution retenue par l’ADPME.  Pour cette étape :

·         Un comité de pilotage est mis en place pour effectuer le suivi du projet ;

·         L’équipe projet (métier et technique) constituée coté ADPME sera fortement impliquée ;

·         Les chambres consulaires, les Partenaires Techniques et Financiers, les Structures d’appui à l’entreprenariat et quelques représentants de PME seront également impliqués pour s’assurer que la solution proposée répond bien aux besoins d’accompagnement des PME sous toutes leurs formes ; 

·         Le ou les prestataire(s) retenu(s) vont réaliser une implémentation en mode agile, de façon itérative et incrémentale, de la plateforme modulaire ePME et en assurer la maintenance toute la première année d’exploitation ;

·         Le transfert de compétences, de toute la documentation technique, du code source sur le Gitlab / Github du gouvernement et la conduite du changement seront assurés pour garantir l’appropriation par l’ADPME et la pérennité du projet.

Les projets/acteurs nationaux ci-dessous apparaissent comme socles et en adhérence avec la plateforme ePME :

Les analyses, spécifications et tous les travaux portant sur le projet tiendront compte des axes prioritaires suivants :

Les présents TDRs concernent uniquement la première étape à savoir l’étape de conceptions fonctionnelle et technique de la plateforme.  

Contenu de la mission
 

Objectif global 

L’objectif global de la présente mission est d’accompagner l’ADPME dans la conception d’un cahier des spécifications fonctionnelles et techniques de la plateforme ePME. 

Objectifs spécifiques

De façon spécifique, il s’agira de répondre aux objectifs ci-dessous en s’appuyant sur les orientations de l’ADPME et sur les informations et documents collectés :

Phase préparatoire
 

Analyser les processus d’appui à l’entrepreneuriat
 

Avant de pouvoir introduire une solution, il est important de bien comprendre les processus actuels d’appui et d’accompagnement existants, d’analyser chaque étape des divers processus, y compris la durée de chaque tâche/action, les structures impliquées, les méthodes de paiement, de financement et les contrôles de conformité et de suivi-évaluation. Il est nécessaire d’associer à cette phase les chambres consulaires (Chambre de commerce et d’industrie, chambre des métiers de l’artisanat, chambre de l’agriculture, etc.), les acteurs intermédiaires (structures d’accompagnement, incubateurs, accélérateurs, etc.), les Partenaires Techniques et Financiers et quelques PME.

Il est demandé de :

·         Participer à des réunions de briefing avec l’équipe de l’ADPME ;

·         Prendre connaissance de la vision, de la stratégie, des outils, des processus et des données existants au sein de l’Agence, relatifs à l’accompagnement sous toutes ses formes des PME ;

·         Identifier et définir clairement les objectifs (bien connaitre les objectifs spécifiques à atteindre en analysant les processus) ; 

·         Déterminer les processus et recueillir le maximum d’informations en établissant une note méthodologique détaillée incluant :

o   Une revue exhaustive de la littérature et un benchmark sommaire des outils similaires déjà existants dans l’écosystème ou dans d’autres pays permettant d’identifier les bonnes pratiques et expériences pertinentes pour l’élaboration de la plateforme conformément aux orientations du gouvernement ; 

o   Un guide d’entretiens semi-directifs à destination des équipes de l’ADPME en relation avec l’accompagnement des PME et en charge du suivi et évaluation afin d’identifier leurs besoins dans ce cadre ;

o   Un questionnaire d’enquête, visant à identifier les besoins des PME, SAE, chambres consulaires, PTF, Etat et même l’ADPME à l’égard de la plateforme ; 

o   Un chronogramme détaillé incluant notamment les échéances relatives à la phase d’élaboration et à la phase de restitution.

·         Faire une cartographie des processus avant digitalisation ; 

o   Les Consultants s’appuieront sur les études préalables à la digitalisation des processus d’accompagnement de MPME et autres études sur les systèmes d’informations existants ; 

Identifier les optimisations ou améliorations potentielles
 

Avec la réalisation des tâches du point précédent, et la nécessité d’atteindre les objectifs stratégiques de simplification, de réduction des coûts, de réduction des délais, il est attendu des Consultants de :

·         Compiler, analyser les données recueillies lors des enquêtes et entretiens, et définir les éléments de contenu pertinents à intégrer à la plateforme ;

·         Identifier les points inefficaces ou inutiles, de pertes de temps, d’efforts en double, de manque de visibilité, de problèmes de conformité, de goulots d’étranglement, de potentiels risques, d'autres facteurs que le nouveau système devra résoudre ; 

·         Analyser et optimiser les processus (Rationalisation – Optimisation - Harmonisation) dans l’objectif de la digitalisation ;

·         Formuler des recommandations et les priorités d’implémentation à la suite du benchmark et en tenant compte des orientations de l’Agence.

Définir les processus cibles à digitaliser 
                       

La définition des processus cibles pourra se faire selon des étapes suivantes :

·         Faire une cartographie des processus cibles ;

·         Prioriser les processus cibles à digitaliser ;

·         Analyser les impacts sur la loi, la gouvernance, la gestion, l’organisation, les rôles et responsabilités, le comportement et la connectivité ;

·         Déterminer les prérequis qui en découlent pour une bonne mise en place de la plateforme ePME au Bénin ;

·         Proposer un plan d’actions avec les priorités associées ;

·         Proposer des principes de normalisation des documents au regard des processus cibles ;

·         Définir une gouvernance des données : interopérabilité sémantique, structure, qualité, conservation et archivage.

Phase d’élaboration

Il s’agira d’élaborer les spécifications fonctionnelles détaillées et techniques générales de la future plateforme. Eu égard à leurs expériences et de leurs savoir-faire, les Consultants devront :

·         Définir le périmètre fonctionnel de la plateforme digitale ;

·         Définir les exigences fonctionnelles détaillées (modules, droits, Workflow, profils, administration…) en ressortant tous les cas d’utilisation possibles ;

·         Définir les exigences techniques générales (méthodes, procédés, technologies, sécurité, …) appropriées pour faire face aux contraintes de réalisation de la future plateforme ; 

·         Réaliser la cartographie fonctionnelle détaillée ;

·         Réaliser l’architecture applicative ;

·         Définir l’architecture d’infrastructure ; 

·         Initier une architecture de la donnée avec un cadre de gouvernance de la donnée ;

·         Définir les critères de qualité et d’acceptation de chaque incrément et de la solution complète ;

·         Définir les livrables attendus à chaque étape du processus de la mission ;

·         Définir les profils nécessaires pour délivrer une plateforme de qualité.

Les consultants devront prendre obligatoirement en compte les exigences suivantes de l’Agence :

·         Un système unique et central ;

·         Un système modulaire ;

·         Une démarche agile (démarche de test, de pilote et d’expérimentation) ;

·         Une solution respectant les normes et standards en la matière (code du numérique au Bénin, schéma directeur national des systèmes d’information, la stratégie nationale de sécurité au bénin, réglementations de l’APDP en matière de protection des données à caractère personnel et de l’interopérabilité des systèmes au Bénin, SOAP, etc.) ;

·         Une plateforme interopérable, via la CNI (Comité National d’Interopérabilité), avec d’autres systèmes d’information externes (Plateforme nationale de paiement électronique, Systèmes d’Information des Impôts et de la Douane, Système d’enregistrement des entreprises, les systèmes bancaires, Infrastructure PKI, Infrastructure X-ROAD, etc.) ; 

·         Un système respectant les exigences suivantes ;

-          Bons taux de performance et de disponibilité ;

-          Hébergement au Bénin (Datacenter National) ;

-          Sécurité et intégrité des échanges et des données (horodatage, confidentialité, intégrité, traçabilité et conservation) ;

-          Pérennité de la solution ;

-          Indépendance vis-à-vis d’un tiers ;

-          Administration et exploitation basées au Bénin ;

-          Solution livrée avec son code source ;

-          etc. 

Les consultants devront proposer également :

·         Une stratégie d’exploitation en définissant les rôles et responsabilités, en proposant des axes de mesure et de suivi des progrès et des orientations pour le support ;

·         Un modèle d’affaire prenant en compte les charges, le modèle économique et l’évolution de la plateforme ;

·         Une stratégie de mise en œuvre du projet (identifier les phases et tâches, spécifier les indicateurs d’évaluation de la qualité, cartographier les risques et définir les indicateurs clés de performance)

·         Un plan de conduite de changement (Identifier les besoins en conduite de changement et proposer une feuille de route de sa conduite).

Il est primordial pour les consultants d’être dans une démarche qui garantit une agilité et qui permette une évolution progressive de la solution.

Phase de restitution
 

C’est à cette phase que les consultants doivent :

·         Élaborer le cahier des charges de la plateforme digitale (spécifications fonctionnelles et techniques) ;

·         Élaborer les termes de référence de recrutement du cabinet de développement de la plateforme ;

·         Élaborer les documents stratégiques destinés à l’ADPME (cf livrables attendus).

Livrables attendus
 

L’atteinte de tous les objectifs spécifiques susmentionnés est essentielle à la bonne réussite du projet de réalisation et d’implémentation de la plateforme ePME. A cet effet, les consultants devront fournir les livrables suivants : 

·         Note de cadrage de la mission d’assistance technique après la réunion de lancement avec l’ADPME. Cette note devra mettre à jour la méthodologie, le chronogramme d’exécution de la mission et les modalités de suivi/restitution ;

·         Cartographie des processus actuels ; 

·         Rapport d’analyse suite réingénierie des processus et ses impacts ; 

·         Cartographie des processus cibles ;

·         Spécifications fonctionnelles détaillées ;

·         Spécifications techniques générales ;

·         Document d’architecture technique ;

·         Plan de gouvernance de la donnée ;

·         Rapport d’analyse des choix de la solution ;

·         Termes de référence du recrutement du cabinet de développement ;

·         Plan de management du projet de réalisation et d’implémentation de la plateforme (KPIs, PAQ, Suivi avancement, Reporting, …) 

·         Plan de communication ;

·         Modèles économiques de la plateforme 

·         Critères d’acceptation et de validation ;

·         Plan de test ;

·         Stratégie de recette ;

·         Plan de formation et de conduite de changement ;

·         Plan de déploiement ;

·         Scénarii pour l’exploitation de la plateforme ;

·         Modèle de reporting réguliers de suivi du projet de réalisation et implémentation. 

NB : 

·         Plusieurs livrables peuvent être regroupés dans un même document ;

·         Les équipes de l’ADPME doivent être associées à toutes les étapes des travaux des consultants.

Organisation et suivi de la mission
 

Cadrage de la mission
 

Cette mission doit impérativement être précédée d’une séance de cadrage et de lancement de la mission. Cette séance sera organisée après contractualisation des consultants. Elle est primordiale pour une bonne exécution de la mission et consistera à :

·         Harmoniser la vision et la compréhension de la mission des Consultants ; 

·         Valider le périmètre de la mission ; 

·         Valider le plan d’action, le chronogramme, les modalités d’exécution, de suivi et de reporting.

La réunion de cadrage sera présidée par le Directeur Général de l’ADPME.

Mission et responsabilités

Le pilotage de la mission sera assuré par l’ADPME et en particulier par la Cheffe de la Cellule Systèmes d’Information et Digitalisation (CCSID). Elle sera l’interlocutrice principale des Consultants et la coordinatrice des travaux techniques.

Suivi de la mission

Les Consultants doivent rendre compte périodiquement (conformément au contrat) à l’ADPME et à Expertise France, ainsi qu’aux autres parties prenantes de la gouvernance pour constater l’état d’avancement des travaux et recueillir les orientations en cours d’exécution. 

Méthodologie 

Les présents TdR visent le recrutement d’un expert international en système d’information. Cet expert travaillera en collaboration avec un expert national basé au Bénin. Les Consultants auront la latitude d’organiser leur travail, de manière à produire des livrables communs dans les délais et selon les termes convenus. 

Le Consultant devra proposer une méthodologie permettant à la fois une analyse en profondeur de la situation, des scénarios de solutions réalistes s’appuyant sur une participation inclusive des acteurs concernés (PME, Incubateurs, Accélérateurs, Financiers, Partenaires, Etat, Autres), pour favoriser l’appropriation et le succès de la mission.  Dans sa proposition technique, il devra décrire la stratégie d’accompagnement qu’il pense adaptée aux problématiques et au contexte d’intervention, en respectant un cadre de mise en œuvre itérative et incrémentale. L’ADPME souhaite, de façon opérationnelle, faire un développement progressif, par module, de la plateforme en respectant les phases de développement, de tests, de mise en production et de formation. L’approche doit donc concilier expertise technique pointue et agilité pour permettre d’aboutir à une solution adaptative et évolutive.

Il devra également indiquer commet il envisage la collaboration avec l’expert national.