L’assistant(e) de projet est placé(e) sous la supervision du coordinateur de la Facilité Globale LCB-FT de l’Union européenne, qui est le mécanisme d’assistance technique de la Commission européenne proposée aux pays hors UE en vue d’améliorer leur système de lutte anti-blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme. Le coordinateur oriente et supervise son travail au sein de l’équipe basée à Bruxelles.

La supervision fonctionnelle est assurée par la chargée de projet, l’assistant logistique et le chargé de projet administratif et financier au siège à Paris, qui ont pour rôle de le ou la former et de l’aider dans sa mission. L’assistant(e) travaille au quotidien avec l’ensemble de l’équipe conjointe du programme, avec des échanges fréquents avec la chargée de projets et l’assistant(e) de projets d’Expertise France à Paris.

Il/Elle travaille au quotidien avec l’équipe d’experts techniques, et selon les besoins avec des acteurs financiers, techniques et managériaux intervenant sur le projet, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition.

Le poste implique une grande autonomie, et un relationnel correspondant au travail dans un milieu européen, international et multiculturel, ainsi qu’une bonne maîtrise de l’anglais et du français. Une connaissance des autres langues de travail de la Facilité Globale LCB-FT de l’Union européenne sont un atout (espagnol, portugais, arabe, russe).

Des missions régulières à l’étranger sont à prévoir pour la mise en œuvre des activités de la Facilité Globale (entre 6 et 9 déplacements de 3 à 5 jours par an environ). Ces déplacements ont lieu à l’échelle mondiale dans les pays d’intervention du projet.

Les principales missions sont listées ci-dessous.

Gestion logistique :

-      Organisation et gestion en direct des déplacements des collaborateurs et intervenants (animateurs, experts, formateurs) en collaboration avec un prestataire voyages

-       Réservation des billets d’avion/train

-       Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts

-       Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements

-       Avance et solde de per diem

-       Relations prestataires : traitement, négociation des devis, établissement des contrats, contrôle de la facturation

-       Réservations en direct des salles de réunion, interprètes, hôtels et transferts aéroport-hôtel dans un contexte international

-       Organisation sur site de conférences, ateliers, formations mises en œuvre par la Facilité Globale

-       Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements

-       Récupération des pièces comptables justificatives et préparation à la mise en paiement

Gestion administrative :

-       Lettres d’invitations, ordre de mission

-       Mise en signature des documents

-       Passation de marchés hors prestations liées aux activités

-       Indexation, classement et archivage de documents liés aux missions concernées

-       Gestion des tâches administratives de secrétariat. Saisie et mise en forme des documents de travail (Notes de frais)

-       Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents…)

-       Mise à jour les tableaux de bord/suivi existants

Gestion budgétaire :

Aide au suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif)