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Réf.
2023/ADPQE/10367

Type d'offre
Poste terrain

Type de contrat
CDD

Domaines d'expertises
Gestion administrative et financière

Date limite de candidature
14/01/2024 23:55

Contrat
Portage salarial / Cabinet d'expertise

Durée
34 meses (12 meses renovables)

Description de la mission

 

El/la asistente de proyecto para Ecuador será responsable del seguimiento de la gestión administrativa, financiera y logística de las acciones lideradas por Expertise France en Quito. Bajo la supervisión del/ la coordinador/a de Expertise France, apoyará al equipo en la preparación, implementación y monitoreo de las acciones (particularmente de la parte contractual y financiera) y contribuirá al buen funcionamiento de la oficina en Quito.

Con base en Quito, el/la asistente de proyecto Ecuador está bajo la responsabilidad de la directora de programa y está funcionalmente vinculado al o la coordinador/a en Quito así como la/el encargado/a administrativo y financiero en Bogotá. Trabajará para el proyecto “Mujeres Echando Raíces”.

Actividades principales (lista no exhaustiva):

1.       Seguimiento de la gestión administrativa, contractual y financiera de las acciones:

·         Gestión de los aspectos contractuales: apoyo en la redacción y la elaboración de los documentos de consulta de las empresas, verificación de la elegibilidad administrativa y financiera de las candidaturas, apoyo al equipo durante el proceso de análisis de las ofertas y de notificación de los contratos, redacción de contratos, seguimiento de los procesos de validación y firma, seguimiento contractual…

·         Entrada de los proveedores y contratos en la plataforma informática de seguimiento contractual y financiero.

·         Actualización y seguimiento de los tableros financieros de monitoreo/seguimiento administrativo/contractual y financiero existentes;

·         Pago de facturas de proveedores y seguimiento de los gastos de las acciones en Quito (à través de la caja menor);

·         Preparación de las solicitudes de pago para transmitirlas al equipo en Bogotá;

·         Recolección, verificación de cumplimiento y archivo de documentos de respaldo y comprobantes;

·         Preparación de documentos para auditorías y cierres financieros de las acciones;

·         Asegurar el flujo de información con el equipo en Bogotá y la sede en Paris (departamentos temáticos, de pagos, auditoria y legal).

2.       Gestión logística de las acciones en Ecuador:

·         Elaborar los documentos preliminares de las misiones de expertos y consultores;

·         Preparación y seguimiento de las misiones de expertos y consultores (transportes y viajes regionales e internacionales (avión en particular), reservación de alojamiento…);

·         Apoyo a la organización de los aspectos logísticos de las actividades (salas de reunión, etc.);

·         Apoyo a la organización de reuniones y eventos, en formato virtual y/o presencial.

·         Apoyo la organización logística de las misiones del equipo (documentos preliminares, hotel, tiquetes de vuelo…).

3.       Apoyar el equipo de Expertise France en la preparación y monitoreo operativo de las acciones: 

·         Ayuda con la creación y seguimiento de archivos específicos (investigación documental, compilación de documentos, etc.);

·         Mantenimiento de las bases de datos internas de Expertise France y del proyecto;

·         Apoyo en la preparación y gestión de los documentos requeridos en la implementación de las acciones al nivel administrativo/contractual, financiero, y seguimiento en general de la relación con los expertos y consultores sobre estos temas;

·         Gestión de tareas administrativas y secretariales (redacción de correos, minutas de reuniones, envío de documentos, etc.)

4.       Apoyo al buen funcionamiento administrativo, financiero y logístico de la oficina local en Quito:

·         Gestión de la caja menor local, incluyendo manejo de efectivo

  • Gestión de la relación y comunicación con el proveedor de oficinas para cualquier asunto relacionado con el mantenimiento de la oficina o el uso de los servicios (por ejemplo, organización y reservación de sala de reunión)

Description du projet ou contexte

Expertise France (EF) es la agencia pública para el diseño y ejecución de proyectos de cooperación técnica internacional. La agencia trabaja en cuatro ámbitos prioritarios: gobernanza democrática, económica y financiera; paz, estabilidad y seguridad; clima, agricultura y desarrollo sostenible; salud y desarrollo humano. En estos campos, Expertise France lleva a cabo misiones de ingeniería e implementación para proyectos de desarrollo de capacidades, movilización de conocimientos técnicos, así como una función de montaje de proyectos que involucra experticia pública y conocimientos privados.  Con un volumen de actividad de 324 millones de euros, más de 500 proyectos en un centenar de países, Expertise France sitúa su acción en el marco de la política de solidaridad, influencia y diplomacia económica de Francia. En América Latina, Expertise France participa principalmente en proyectos o programas regionales. En octubre de 2018, se abrió la primera oficina de Expertise France en América latina en Bogotá, Colombia.

El departamento de Gobernanza de Expertise France desea continuar y fortalecer su posicionamiento en sus temas de intervención, en particular el género y la migración, por lo que desplegará un equipo en Colombia (Bogotá y Cali) y Ecuador (Quito) para implementar dos proyectos: "Mujeres Echando Raíces" y "Fortalecimiento de la prevención de la violencia de género, la protección y el cuidado de las niñas, las mujeres y las personas LGBTIQ+ en los territorios colombianos" conocido como "VBG Colombia").

Con este fin, EF desplegará un equipo responsable de la ejecución de los dos proyectos, como sigue:

  •          Bogotá: una directora de programa, una coordinadora regional, un.a encargado.a administrativo y financiero, un.a responsable de seguimiento-evaluación-capitalización/comunicación,  un oficial de comunicación de seguimiento y evaluación, un.a encargado de subvenciones.
  •          Cali: un.a coordinador.a local y un.a asistente de proyecto
  •          Cauca/Valle del Causa: dos expertos en género (proyecto VLG)
  •          Quito: un.a coordinador.a local y un.a asistente de proyecto

El equipo actuará en coordinación con los equipos de la Unidad de Apoyo Transversal (UAT) en Bogotá, de otros dos programas Expertise France ya en marcha - EUROCLIMA y AMAZONIA+, creados por el Departamento de Desarrollo Sostenible, especialmente en los aspectos relativos a la representación, y a la gestión de cuentas bancarias, recursos humanos y oficinas.

El proyecto:

El objetivo principal del proyecto Mujeres Echando Raíces (MERA) es contribuir a reforzar la protección y la integración socioeconómica de las mujeres migrantes venezolanas en las comunidades de acogida de Cali y Quito, y ampliar el proyecto a Perú y Costa Rica. Está financiado por la Agencia Francesa de Desarrollo (AFD) y tiene un presupuesto total de 7 millones de euros para un periodo de 3 años. Sus objetivos específicos son:

v  Apoyar la implementación en Cali y Quito de un proyecto piloto para una política pública local de acceso a una vivienda digna en alquiler, un ingreso y una vida libre de violencia para las mujeres migrantes venezolanas y de las comunidades de acogida;

v  Realizar un estudio de viabilidad sobre la ampliación de este proyecto a Perú (para las mujeres venezolanas) y Costa Rica (para las mujeres nicaragüenses).

El proyecto quiere promover el enfoque "Housing first ", que combine la estabilización en una vivienda más segura y la inclusión socioeconómica, permitiendo a las mujeres disponer de los recursos necesarios para sobrevivir y mantener a sus familias, creando así la base de un círculo virtuoso. El acceso a una vivienda estable es un vector prioritario de inclusión social para las mujeres latinoamericanas en general y para las mujeres migrantes en particular. Por lo tanto, los tres primeros ejes estarán estrechamente interrelacionados, como parte de un enfoque territorial del mismo distrito en el que se ubicará el proyecto en cada ciudad:

v  Eje 1: Mejorar el acceso y las condiciones de las viviendas de alquiler

v  Eje 2: Apoyo a la integración económica de las mujeres

v  Eje 3: Mejorar el empoderamiento de las mujeres mediante la prevención de la violencia de género y un mejor acceso a la atención sanitaria sexual y reproductiva

v  Eje 4: Estudio de viabilidad para ampliar el proyecto a Perú y Costa Rica

El proyecto se desarrollará localmente en las ciudades de Cali y Quito y se basará en el trabajo comunitario en uno o más barrios, con el fin de promover la cohesión social entre las poblaciones migrantes y locales y maximizar el impacto, la apropiación y la sostenibilidad del proyecto.

Para cada uno de los 4 componentes, algunas de las actividades serán ejecutadas directamente por el equipo del proyecto: las que apoyan y refuerzan a los socios institucionales (movilización de expertos nacionales e internacionales sobre género, migración y vivienda, DSSR, compras directas para estructuras dedicadas a apoyar a las mujeres, organización de seminarios sobre el enfoque de género, vivienda y migración, comunicación y capitalización, y visitas de estudio). Para otras actividades, Expertise France se basará en la experiencia de organizaciones de la sociedad civil que tienen un enfoque de género y que ya están en estrecho contacto con la población destinataria. Estas organizaciones se beneficiarán de una retrocesión de fondos a través de un contrato de subvención con Expertise France. La Alcaldía de Cali y el Gobierno Provincial de Pichincha son los principales socios institucionales del proyecto.

Profil souhaité

Competencias y calificaciones

  • Título profesional en el área de administración de empresas y finanzas, derecho, contabilidad, ciencias económicas, comercio, gestión de proyecto, ingeniería o equivalente.
  • Excelente dominio de las herramientas informáticas Windows, especialmente Excel y Word.
  • Muy buen manejo de las herramientas de trabajo y reunión en línea (Microsoft TEAMS, ZOOM etc.)
  • Alta capacidad de trabajo en autonomía, rigor y organización
  • Capacidad para trabajar en equipo, habilidades relacionales indispensables
  • Proactividad, espíritu servicial y orientación hacia la resolución de problemas
  • Capacidad de anticipación, organización y fiabilidad
  • Excelentes capacidades de redacción
  • Excelente dominio del español, tanto oral como escrito, el inglés y el francés serán una ventaja

 

Experiencia laboral

  •          Al menos 4 años de experiencia profesional
  •          Al menos 2 años de experiencia profesional en labores de preparación, seguimiento y control administrativo, contractual, logístico y financiero de programas o proyectos, en el ámbito público o privado.
  •          Por lo menos una experiencia profesional en ámbito internacional y/o un entorno multicultural.
  •          Una experiencia en el ámbito de la Cooperación Internacional será considerada un valor agregado

Informations complémentaires

  • Lugar: Quito, Ecuador
  • Duración: 34 meses (contrato de 1 año, renovable)
  • Fecha de inicio deseada: enero de 2024
  • Salario: Por negociar
  • Tipo de contrato: contrato de prestación de servicio o Contrato local bajo legislación ecuatoriana
  • Prerrequisito: Nacionalidad ecuatoriana o estar en posesión de un Permiso laboral en Ecuador vigente en la fecha de inicio del contrato.

 

Documentos a presentar:

Los/las candidatos/as interesados/as deberán enviar su CV/hoja de vida y carta de interés antes del 14 de enero de 2024, incluyendo los contactos de 2 referencias laborales en contextos profesionales afines a esta posición.

El proceso de selección de los candidatos será en 2 fases:

  1. Se seleccionará una lista de candidatos en base a los documentos presentados y según los criterios listados en estos términos de referencia
  2. Los candidatos seleccionados serán contactados para realizar una entrevista

Date limite de candidature : 14/01/2024 23:55

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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