Réf.
2023/EAFYLBC/10366
Type d'offre
Poste terrain
Type de contrat
CDD
Domaines d'expertises
Gestion administrative et financière
Date limite de candidature
14/01/2024 23:55
Contrat
Portage salarial / Cabinet d'expertise
Durée
34 meses (12 meses renovables)
Département Gouvernance - GOUV > Pôle Migration, Genre et Droits Humains
Mis en ligne le : 15/12/2023
El/la encargado/a administrativo y financiero será responsable de la gestión administrativa, financiera y logística de las acciones lideradas por Expertise France en el marco de los dos proyectos siguientes: “Mujeres Echando Raíces” y “Fortalecer la prevención de las violencias basadas en género, protección y atención de las niñas, mujeres y personas LGBTIQ+ en territorios de Colombia”, VLG Colombia. Apoyará a los equipos en la preparación, implementación y monitoreo de las acciones para la parte contractual y financiera y garantizará la correcta aplicación y el cumplimiento de los procedimientos administrativos y financieros.
Con base en Bogotá, el/la encargado/a administrativo, financiero y logístico está bajo la responsabilidad de la Directora de Programa y la Coordinadora Regional.
Además el/la encargado/a administrativo y financiero tendrá que coordinarse y trabajar estrechamente con los equipos de la Unidad de Apoyo Transversal (UAT) de dos otros Programas de Expertise France ya en ejecución – EUROCLIMA y AMAZONIA+. La UAT apoya a los equipos operativos de estos dos proyectos en aspectos logísticos, financieros, administrativos, de contratación (contratos, subvenciones) y de comunicación y visibilidad, bajo la supervisión de la subdirectora de programas. Las principales actividades ya identificadas en las cuales se tendrá que realizar una coordinación son la gestión de las cuentas bancarias, la gestión de los recursos humanos y la gestión de las oficinas.
Las principales misiones confiadas a el/la encargado/a administrativo, financiero y logístico son las siguientes (lista no exhaustiva):
1. Gestión financiera y presupuestaria:
· Garantizar la disponibilidad de la información contractual y financiera;
· Preparar y ejecutar el seguimiento financiero según el formato establecido por Expertise France;
· Verificar el seguimiento financiero mensual (imputación de gastos, consumos, previsiones, etc.);
· En colaboración con la Directora del programa y la Coordinadora Regional elaborar informes financieros internos y externos (donantes);
· Preparar y acompañar las auditorías o controles eventuales;
· Preparar los ejercicios presupuestarios mensuales y semestrales de los proyectos en colaboración con la directora de programa y los/las coordinadores/as (presupuesto inicial, presupuesto revisado y previsiones presupuestales).
2. Gestión de las cuentas y de la tesorería:
En estrecha colaboración con la responsable administrativa y financiera (RAF) de la UAT en Bogotá:
· Garantizar que se apliquen los procedimientos de pago y que se sigan las buenas prácticas contables;
· Preparar las solicitudes de pago y transmitirlas a la UAT según los procedimientos de la UAT para los gastos en Colombia, y a la sede de Expertise France para Ecuador; Pago de facturas de proveedores y seguimiento de los gastos de las acciones, con el apoyo de las/los asistentes de proyecto en Cali y Quito;
· Gestión y control de la cajas menores (Cali y Quito), incluyendo manejo de efectivo;
· Verificar el paquete contable mensual al UAT para los gastos en Colombia y preparar y enviar al departamento de Tesorería de la sede para Ecuador, previa validación por parte de la dirección de proyecto;
· Verificar los documentos contables (documentos bancarios y de caja) antes de enviarlos a la UAT en el caso de Colombia y a la sede en Paris para Ecuador;
· Verificar la contabilidad (redacción, códigos contables, códigos analíticos, rotulación, tipos de cambio, etc.) en las herramientas disponibles: ERP y archivos Excel;
· Realizar los cierres contables semestrales y anuales en relación con el equipo en Paris y bajo la supervisión de directora de programa y los/las coordinadores/as;
· Elaborar previsiones de tesorería para cada proyecto (Mujeres Echando Raíces y VLG Colombia) en relación con el Responsable administrativo y financiero de la UAT en Bogotá;
· Gestionar el flujo de cajas (Quito y Cali) y garantizar un suministro adecuado en relación con la UAT;
3. Gestión administrativa y seguimiento:
· Controlar la aplicación de las normas y seguimiento de los procedimientos administrativos, financieros y de recursos humanos;
· Gestión de los aspectos contractuales: apoyo en la redacción y la elaboración de los documentos de consulta de las empresas, verificación de la elegibilidad administrativa y financiera de las candidaturas, apoyo al equipo durante el proceso de análisis de las ofertas y de notificación de los contratos, redacción de contratos, seguimiento de los procesos de validación y firma, seguimiento contractual…
· Supervisar y gestionar los contratos de prestación de servicios de los expertos individuales en colaboración con los equipos operativos;
· Supervisar el seguimiento de los contratos de oficinas en Cali y Quito junto con los equipos operativos y garantizar la correcta ejecución de los pagos correspondientes;
· Preparar declaraciones y garantizar el pago de impuestos en caso necesario en relación con el Responsable administrativo y financiero de la UAT en Bogotá (aplicación del procedimiento EF en relación con el IVA);
· Actualización y seguimiento de los tableros financieros de monitoreo/seguimiento administrativo/contractual y financiero existentes;
· Recoger y enviar a la sede los justificativos contables, administrativos y logísticos;
· Coordinar su indexación y archivo según el plan de clasificación definido al inicio del proyecto;
4. Supervisión de la logística de las acciones en Colombia y Ecuador:
· Preparación y seguimiento de las misiones de expertos/as y consultores/as (transportes y viajes regionales e internacionales (avión en particular), reservación de alojamiento…);
· Apoyo a la organización de los aspectos logísticos de las actividades en Bogotá;
· Apoyo la organización logística de las misiones del equipo (documentos preliminares, hotel, tiquetes de vuelo…).
5. Gestión y seguimiento administrativo y financiero de las subvenciones
· Controlar y monitorear el aspecto financiero de los subsidios otorgados a las OSC en el marco de los proyectos (garantiza la conformidad de los informes financieros y todos los documentos de respaldo de los gastos, apoya a las OSC en el aspecto administrativo y financiero en relación con los asistentes del proyecto) con el apoyo de los equipos operativos;
De manera general:
· Asegurar el flujo de información con la sede en Paris (departamentos temáticos, de pagos, auditoria y legal).
· Apoyar y formar al equipo contable y administrativo (asistentes de proyectos);
Expertise France (EF) es la agencia pública para el diseño y ejecución de proyectos de cooperación técnica internacional. La agencia trabaja en cuatro ámbitos prioritarios: gobernanza democrática, económica y financiera; paz, estabilidad y seguridad; clima, agricultura y desarrollo sostenible; salud y desarrollo humano. En estos campos, Expertise France lleva a cabo misiones de ingeniería e implementación para proyectos de desarrollo de capacidades, movilización de conocimientos técnicos, así como una función de montaje de proyectos que involucra experticia pública y conocimientos privados. Con un volumen de actividad de 324 millones de euros, más de 500 proyectos en un centenar de países, Expertise France sitúa su acción en el marco de la política de solidaridad, influencia y diplomacia económica de Francia. En América Latina, Expertise France participa principalmente en proyectos o programas regionales. En octubre de 2018, se abrió la primera oficina de Expertise France en América latina en Bogotá, Colombia.
El departamento de Gobernanza de Expertise France desea continuar y fortalecer su posicionamiento en sus temas de intervención, en particular el género y la migración, por lo que desplegará un equipo en Colombia (Bogotá y Cali) y Ecuador (Quito) para implementar dos proyectos: "Mujeres Echando Raíces" y "Fortalecimiento de la prevención de la violencia de género, la protección y el cuidado de las niñas, las mujeres y las personas LGBTIQ+ en los territorios colombianos" conocido como "VBG Colombia").
Con este fin, EF desplegará un equipo responsable de la ejecución de los dos proyectos, como sigue:
El equipo actuará en coordinación con los equipos de la Unidad de Apoyo Transversal (UAT) en Bogotá, de otros dos programas Expertise France ya en marcha - EUROCLIMA y AMAZONIA+, creados por el Departamento de Desarrollo Sostenible, especialmente en los aspectos relativos a la representación, y a la gestión de cuentas bancarias, recursos humanos y oficinas.
El proyecto “Mujeres Echando Raíces”:
El objetivo principal del proyecto Mujeres Echando Raíces (MERA) es contribuir a reforzar la protección y la integración socioeconómica de las mujeres migrantes venezolanas en las comunidades de acogida de Cali y Quito, y ampliar el proyecto a Perú y Costa Rica. Está financiado por la Agencia Francesa de Desarrollo (AFD) y tiene un presupuesto total de 7 millones de euros para un periodo de 3 años. Sus objetivos específicos son:
Sus objetivos específicos son:
v Apoyar la implementación en Cali y Quito de un proyecto piloto para una política pública local de acceso a una vivienda digna en alquiler, un ingreso y una vida libre de violencia para las mujeres migrantes venezolanas y de las comunidades de acogida;
v Realizar un estudio de viabilidad sobre la ampliación de este proyecto a Perú (para las mujeres venezolanas) y Costa Rica (para las mujeres nicaragüenses).
El proyecto quiere promover el enfoque "Housing first ", que combine la estabilización en una vivienda más segura y la inclusión socioeconómica, permitiendo a las mujeres disponer de los recursos necesarios para sobrevivir y mantener a sus familias, creando así la base de un círculo virtuoso. El acceso a una vivienda estable es un vector prioritario de inclusión social para las mujeres latinoamericanas en general y para las mujeres migrantes en particular. Por lo tanto, los tres primeros ejes estarán estrechamente interrelacionados, como parte de un enfoque territorial del mismo distrito en el que se ubicará el proyecto en cada ciudad:
v Eje 1: Mejorar el acceso y las condiciones de las viviendas de alquiler
v Eje 2: Apoyo a la integración económica de las mujeres
v Eje 3: Mejorar el empoderamiento de las mujeres mediante la prevención de la violencia de género y un mejor acceso a la atención sanitaria sexual y reproductiva
v Eje 4: Estudio de viabilidad para ampliar el proyecto a Perú y Costa Rica
El proyecto se desarrollará localmente en las ciudades de Cali y Quito y se basará en el trabajo comunitario en uno o más barrios, con el fin de promover la cohesión social entre las poblaciones migrantes y locales y maximizar el impacto, la apropiación y la sostenibilidad del proyecto.
Para cada uno de los 4 componentes, algunas de las actividades serán ejecutadas directamente por el equipo del proyecto: las que apoyan y refuerzan a los socios institucionales (movilización de expertos nacionales e internacionales sobre género, migración y vivienda, DSSR, compras directas para estructuras dedicadas a apoyar a las mujeres, organización de seminarios sobre el enfoque de género, vivienda y migración, comunicación y capitalización, y visitas de estudio). Para otras actividades, Expertise France se basará en la experiencia de organizaciones de la sociedad civil que tienen un enfoque de género y que ya están en estrecho contacto con la población destinataria. Estas organizaciones se beneficiarán de una retrocesión de fondos a través de un contrato de subvención con Expertise France. La Alcaldía de Cali y el Gobierno Provincial de Pichincha son los principales socios institucionales del proyecto.
El proyecto “Fortalecer la prevención de las violencias basadas en género, protección y atención de las niñas, mujeres y personas LGBTIQ+ en territorios de Colombia”, VLG Colombia”:
Es una intervención de 36 meses de duración y cuenta con un presupuesto de 5,5 millones de euros procedentes de varios donantes, entre ellos 1.442.275 de la Unión Europea (UE), que será ejecutado por Expertise France (EF). El resto del presupuesto será ejecutado por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, AECID. Su principal objetivo es contribuir al empoderamiento de las mujeres, niñas y personas LGBTIQ+.
En ese sentido, pretende la consecución de los siguientes componentes:
v Componente 2. Promovidas estrategias de cambios institucionales y sociales para erradicar los estereotipos culturales que perpetúan las violencias basadas en género y en la orientación sexual.
v Componente 3. Fortalecidas las alianzas público-privadas para el empoderamiento económico de las mujeres víctimas de violencias basadas en género.
EF liderará la implementación de dos actividades del primer componente y de la totalidad del tercer componente. Las actividades del proyecto estarán focalizadas principalmente en 7 municipios de los departamentos de Valle del Cauca y Cauca, Colombia.
Competencias y calificaciones
Experiencia laboral
Documentos a presentar:
Los/las candidatos/as interesados/as deberán enviar su CV/hoja de vida y carta de interés antes del 14 de enero de 2024, incluyendo los contactos de 2 referencias laborales en contextos profesionales afines a esta posición.
El proceso de selección de los candidatos será en 2 fases:
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.