Expertise France est mobilisée par l’Agence Française de développement pour assurer la mise en œuvre du projet pour une période de 5 ans (budget 15 millions euros).

La gestion du projet sera assurée par Expertise France qui mettra en place une équipe de gestion du projet basée à Kinshasa. Cette équipe sera constituée de : un·e che·ffe de projet ; un.e expert·e long terme enseignement supérieur ; un.e coordiateur·trice en charge des équipements et des infrastructures ; un·e chargé·e de suivi évaluation ; des relais locaux positionnés en fonction des zones concernant la coordination des activités pédagogiques et le suivi de l’avancement des travaux. Des expertises perlées sur la durée du projet seront contractualisées pour apporter un appui technique transversal aux porteurs de projets et ce tout au long du projet.

En lien avec l’équipe projet qu’il/elle devra superviser, le/la Chef.fe d’équipe aura les responsabilités suivantes.

Définition, Coordination et Pilotage du projet :

• Mettre en place le cadre de gouvernance et de pilotage du projet en accord avec les parties prenantes ;
• Elaborer la planification opérationnelle et budgétaire du projet en lien avec les autres membres de l’équipe et avec le point focal national ;
• Appuyer la conception des activités, leur budgétisation, les modalités de réalisation pour une mise en œuvre efficace et efficiente par l’équipe projet en concertation avec les bénéficiaires de subvention ;
• Assurer la qualité de l’intervention, des activités et des livrables produits dans le respect des règles d’Expertise France et en lien avec l’équipe projet et les experts techniques ;
• Appuyer la rédaction du cahier des charges des appels à projets, le suivi de ces appels et la sélection des projets ;
• Suivre, animer, coordonner le pilotage des partenaires et bénéficiaires des subventions ainsi que la mise en œuvre de leurs activités ;
• Appuyer l’élaboration et à la mise en œuvre du cadre de suivi-évaluation des activités du projet, en étroite collaboration avec la partie congolaise ;
• Superviser le pilotage administratif et financier du projet et des subventions en lien avec l’équipe administrative (Cellule d’Appui Mutualisé de Kinshasa), analyser les éventuelles difficultés dans l’exécution des financements et proposer les mesures de remédiation idoines;
• Assurer l’organisation et le secrétariat du comité de pilotage du programme.
• Veiller et coordonner la bonne exécution des procédures bailleur et EF (achats, missions etc.) en lien avec le siège et la Cellule d’Appui Mutualisé de Kinshasa (CAM).  

Reporting et relation bailleur

• Faciliter et accompagner par la mise en place d’outils, de bonnes pratiques et de méthodes de travail, la remontée d’informations pour assurer un suivi technique rapproché et de qualité ;
• Avec le.a chargé.e de suivi évaluation, appuyer la collecte par les acteurs de mise en œuvre des informations permettant d’assurer l’actualisation régulière des indicateurs du cadre logique et consolider les rapports annuels de suivi des indicateurs du programme ;
• Assurer le reporting interne sur la mise en œuvre des activités, selon le calendrier défini avec le ou la chargé.e de projet au siège ;
• Assurer la coordination de la production des rapports techniques et financiers concernant les activités du projet et le contrôle qualité des livrables en lien avec l’équipe projet ;
• Dans le cadre de la décentralisation, garantir le suivi administratif et financier du projet et des subventions du bon suivi des outils de reporting sollicité par le siège EF (RPP, Planifications pluriannuelles, Revues semestrielles et clôtures financières)
• Faciliter les relations, la participation et la communication entre les opérateurs en charge de l’exécution des activités et le Ministère de l’Enseignement Supérieur et Universitaire (MESU).

Gestion d’équipe et management

• Recruter le personnel de l’équipe projet (en lien avec le siège d’EF et la CAM de Kinshasa) ;
• Coordonner l’équipe projet mobilisée, à la fois sur Kinshasa et dans les autres zones prioritaires identifiées, organiser les plans de charge, suivre, accompagner et permettre un bon niveau de confiance entre les membres de l’équipe ;
• Suivre les performances de l’ensemble des membres de l’équipe et des experts mobilisés ;
• Veiller au maintien d’une atmosphère de travail sereine, dynamique et positive ;
• Mobiliser les expertises ponctuelles (identification des besoins, planification, rédaction des TdR, organisation des missions, assurance-qualité des livrables transmis par tous les experts) ;

Représentation et Coordination

• Assurer le dialogue avec les équipes du Ministère de l’Enseignement Supérieur et Universitaire (MESU) et toutes autres parties prenantes impliquées dans la mise en œuvre des actions du projet (comme le SCAC de l’Ambassade de France), y compris en région, en étroite collaboration avec les points focaux nationaux.
• Représenter EF sur le projet, notamment dans les différentes instances de gouvernance ou auprès des bailleurs et autres partenaires techniques et financiers.
• Valoriser le projet le cas échéant dans toutes les instances où la présence d’EF est attendue.