Basé-e à Agadir, le/l’assistant-e administratif-ve et financier-e fera partie d’une équipe-projet composée de collaborateurs et collaboratrices basé-e-s à Agadir, Rabat, Oujda et au siège d’Expertise France à Paris.  

Sous la supervision de la cheffe de projet basée à Rabat, le/l’assistant-e administratif-ve et financier-e appuie la gestion administrative, financière et logistique des activités menées dans le Souss-Massa dans le cadre du projet.

Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la Responsable Administratif et Financière (RAF) basée à Rabat ainsi qu’avec ses deux collègues à Agadir (expert régional et chargé de projet). Il/Elle apportera son appui pour la réalisation des activités du projet dans la région (appui administratif, financier et logistique).

Il/elle exécutera les missions principales suivantes :

Gestion financière :

•  Assure le suivi des dépenses dans la Région ;
• Prépare les bons à payer (BAP) et mises en paiement ;
• Vérifie la conformité des pièces justificatives ;
• Assure la transmission des pièces justificatives à la RAF et au siège d’EF à Paris ;
• Met à jour les journaux de caisse et de banque pour Agadir ;
• Assure la tenue et la sécurité de la caisse d’Agadir ;
• En lien étroit avec la RAF, il/elle participe à la consolidation du reporting financier bailleur et la conduite des exercices financiers de l’Agence (prévisions, clôtures, audit) ;
• Contribue à la préparation des audits financiers;
• Participe à la vérification financière et administrative des rapports financiers des associations financées par PRIM (vérification des justificatifs de dépenses, etc).

Gestion administrative et contractuelle :

• Assure l’indexation et l’archivage des documents administratifs, logistiques et financiers suivant le plan de classement du projet (archivage papier et numérique sur le cloud du projet);
•          Assure le suivi administratif des expert-e-s/consultant-e-s déployé-e-s et des participant-e-s aux activités menées (feuilles de temps, per diem, feuilles de présence etc…).
•          Tient à jour l’annuaire du projet selon les indications de l’équipe projet ;
•          Apporte un appui à la publication d’offres d’emploi ou d’appels d’offres dans les publications locales ;
• Appuie la RAF dans la préparation des opérations d’exonération de la TVA auprès de la Direction Générale des Impôts ;
•        Assure les tâches administratives courantes : préparation de documents pour les réunions, appui à la tenue des tableaux de bord, comptes rendu de réunions, mise en forme des documents, etc….
•          Avec l’appui de la RAF, prépare et suit les passations de marché : identification de prestataires, préparation des dossiers de consultation, suivi des devis et des factures, paiement des prestataires, etc, en conformité avec les procédures d’Expertise France et du projet PRIM.

 Gestion logistique :

• Tient à jour un tableau du matériel du projet mis à disposition des membres de l’équipe (ordinateurs, carte sim, téléphones, autre) et veille à  leur restitution ;
• Assure le suivi des fournitures du bureau et l’état des stocks ;
• Assure l’organisation logistique d’événements spécifiques au Maroc (comités de pilotages, missions siège, missions d’experts, sessions de formation, évènements régionaux, etc.) en lien avec l’équipe projet : réservations transport, hébergement, location de salle, prestations traiteurs, invitations, etc.
• Appuie la RAF et l’équipe projet pour toute autre tâche nécessaire au bon déroulement du projet.

Cette liste de tâche n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction du besoin.