Descriptif de la mission du Consultant en Stratégie et Projet d’établissement

Le consultant retenu dans le cadre de l’élaboration de la stratégie de l’Hôpital Universitaire de l'Etat Haïtien (HUEH) aura pour mission principale l’accompagnement de la gouvernance de l’HUEH, de sa communauté hospitalière et des usagers ainsi que de leurs familles dans l’élaboration, la rédaction, la validation et la diffusion du projet d’établissement.

En poursuivant une dynamique d’élaboration collective du projet, pour faciliter notamment son appropriation, le consultant devra produire d’une part, et accompagner la communauté hospitalière d’autre part, dans la mise en œuvre des étapes suivantes :

-    L’analyse des publics et des ressources (managériales, techniques, financières) du territoire avec le recueil de données préexistantes, nécessaires à l’élaboration efficiente du projet d’établissement ;

-        L’analyse des enjeux propres à la structure, et susceptibles d’infléchir les problématiques à développer ;

-        La phase de rédaction proprement dite ;

-        La validation du document par les instances dirigeantes ;

-        Le suivi, puis l’actualisation du projet.

Tout au long de l’élaboration du projet d’établissement, le consultant devra garantir la participation active de l’ensemble des parties prenantes, à savoir, notamment, les dirigeants de l’établissement, professionnels, usagers et/ou leurs représentants légaux, partenaires, bénévoles, stagiaires etc.

Sur l’initiative du consultant, un groupe de travail restreint spécifique pourra être constitué afin de faciliter l’élaboration et la rédaction du projet d’établissement, et organiser sa validation avec les autorités compétentes.

Le consultant en projet d’établissement est placé.e sous la responsabilité fonctionnelle du Chef de projet basé au sein du bureau Expertise France à Port-au-Prince, en Haïti.

Il sera également appuyé sur place par les fonctions support et transversales mutualisées avec les autres projets mis en œuvre par Expertise France au sein du bureau Expertise France à Port-au-Prince, Haïti.

Il travaillera en lien fonctionnel avec une Chargée de projets et une Assistante de projets au siège d’Expertise France, basées à Paris (Département Santé/ DEPSAN), et plus particulièrement avec l’Experte « Offre de soins dans les pays émergents et en développement » du siège d’Expertise France, et les prestataires externes en charge de la dimension maintenance et installation du matériel et des équipements médicaux du projet prioritairement.

Le consultant en stratégie et projet d’établissement a également vocation à collaborer avec les équipes de l’HUEH sur ses volets d’intervention. En étroite collaboration avec le Chef de Projet et son adjoint, le consultant aura pour missions principales de :

1.     Appréhender les enjeux de l’HUEH et proposer une stratégie globale d’élaboration du projet d’établissement

o   Comprendre le cadre de fonctionnement et les enjeux de l’établissement ;

o   Appréhender le cadre légal et la méthodologie du projet d’établissement ; si le projet d’établissement n’est traditionnellement pas opposable aux tiers, une réflexion sur la place dans l’ordre juridique et contractuel interne haïtien du projet de l’HUEH sera nécessaire ;

o   Recueillir les données nécessaires et suffisantes pour catégoriser les besoins du public accueilli, ainsi que des professionnels exerçant dans la structure ;

o   Recenser et analyser, pour élaborer le projet d’établissement, les documents institutionnels disponibles (arrêtés d’autorisation, documents de programmation (schémas, plans), recommandations professionnelles et de bonnes pratiques, données territoriales), ainsi que les outils de pilotage opérationnel (organigrammes de direction et de services, budgets annuels, référentiels qualité, procédures formalisées[1], outils de management[2]), ainsi que les rapports d’activité des années précédentes, si disponibles ;

o   Appuyer les partenaires haïtiens dans l’élaboration spécifique du volet social du projet d’établissement, présentant la politique sociale de la structure, comportant entre autres : la formation des externes et internes et la formation continue, la validation des acquis de l’expérience, les perspectives de carrière, l’amélioration des conditions de travail, l’accueil et l’encadrement des stagiaires, les modalités de délégation des tâches et les glissements de tâches non-encadrés, l’interdisciplinarité, la mise en place d’une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) territoriale et l’évaluation des pratiques professionnelles ;

o   S’assurer de la cohérence et de la qualité globale du projet d’établissement ;

o   Communiquer autour du projet pour en permettre l’appropriation.

2.     Mettre en œuvre un cadre de co-construction du projet d’établissement en associant l’ensemble des parties prenantes de l’HUEH

o   Mettre en œuvre un comité de pilotage corrélé à la taille de l’établissement (composé de professionnels de l’établissement, de représentants de la gouvernance, de représentants des usagers) ;

o   Elaborer un cahier des charges précis relatif aux missions et aux outils du comité de pilotage[3], dans le cadre de l’élaboration du projet d’établissement ;

o   Sous la supervision du comité de pilotage, mettre en place des ateliers de co-construction (groupes de travail) et de réflexion sur les grands axes d’intervention du projet ainsi que sur l’approfondissement des besoins, en mobilisant un nombre significatif de professionnels de l’HUEH ;

o   Instaurer une méthodologie de formalisation du projet d’établissement par itération ;

o   Elaborer un plan de communication pour diffuser les travaux des ateliers de co-construction et du comité de pilotage auprès des professionnels de l’HUEH ;

o   Elaborer, une fois le projet d’établissement validé, un plan de communication diffusé auprès des professionnels et des usagers, ainsi de que leurs représentants.

3.     Assurer la participation effective des parties prenantes dans l’élaboration du projet d’établissement

o   Réaliser des entretiens auprès des représentants de la communauté hospitalière, avec un panel de métiers représentatif de la situation de l’HUEH, ainsi qu’auprès de représentants des usagers ;

o   Elaborer et analyser, le cas échéant, des enquêtes de satisfaction auprès des professionnels et des patients, afin de sanctuariser les logiques de parcours et d’améliorer les avancées réalisées dans ce cadre ;

o   Réaliser des entretiens avec des partenaires sur les coopérations existantes ou souhaitables, à abonder au projet d’établissement.

4.     Conseiller le comité de pilotage et les parties prenantes dans les thématiques traitées dans le cadre du projet d’établissement

o   Elaborer des axes stratégiques de réflexion pour le travail des ateliers de co-construction :

§  Les missions de l’établissement et son positionnement dans le parcours de soins territorial et/ou national ;

§  L’organisation de l’offre de service, notamment les modalités d’accueil et d’admission du public, les modalités d’adressage et de référencement entre les établissements du réseau de soins de territoire ;

§  La nature de l’offre de service (description des activités au sein de l’établissement, illustration des synergies et complémentarités entre elles) ;

§  Les repères juridiques d’inscription de l’établissement dans l’offre de soins et dans son territoire (statut juridique de l’établissement, arrêté d’autorisation, schéma territorial d’organisation de l’offre sanitaire et sociale, conventions liant l’établissement et d’autres institutions, sans lien de tutelle entre eux (associations, ministère de l’Education nationale, convention Police-Justice)) ;

§  La typologie du public accueilli, les moyens prévus pour l’offre de soins et les budgets associés ;

§  Les flux de patients et les distances parcourues par ces derniers pour se rendre dans l’établissement[4], la durée de la prise en charge (DMS) ;

§  L’existant et les modalités d’utilisation des moyens matériels (bâtiments et locaux, équipements lourds, véhicules) ;

§  Les principes d’intervention (recommandations de bonnes pratiques, référentiel des fédérations professionnelles, référentiels éthiques).

5.     Assurer la représentation d’Expertise France auprès des parties prenantes et garantir un reporting régulier et une coordination des activités pour le Chef de projet sur le terrain

o   Etre l’interface opérationnelle et technique entre l’équipe projet d’Expertise France et les acteurs terrain sur le volet « projet d’établissement » ;

o   Assurer une présence régulière auprès des acteurs de terrain par l’organisation et la participation au comité de pilotage et aux ateliers de co-construction au sein de l’HUEH ;

o   Appuyer le Chef de projet et l’équipe projet (en termes de récolte d’informations fiables et en temps réel) pour l’organisation des comités de suivi et de pilotage du projet, en étroite coordination avec les autorités haïtiennes ;

o   Informer régulièrement le Chef de projet des avancées des travaux et des éventuelles difficultés opérationnelles rencontrées, et proposer des mesures préventives et correctives le cas échéant ;

o   Appuyer le Chef de projet dans la coordination de l’organisation, l’accueil et la mobilisation des partenaires de mise en œuvre du projet d’établissement, si nécessaire (experts, bureaux d’étude, associations d’usagers etc.) sur le terrain ;

o   Participer à l’élaboration et la rédaction de Termes de référence des experts éventuellement mobilisés sur le projet d’établissement et autres comptes-rendus ou rapports relatifs au volet d’intervention ;

o   Elaborer des tableaux de bord/reporting réguliers de suivi des ateliers de co-construction et des groupes de travail sur les axes d’intervention du projet d’établissement, notamment en termes de taux de réalisation des objectifs prévisionnels et de ressources complémentaires à mobiliser ;

o   Proposer la définition d’indicateurs de suivi (taux de réalisation des objectifs, respect des impératifs calendaires, points d’achoppement) et de résultats relatifs à l’avancement des volets d’intervention (ateliers de co-construction, réunion des représentants médicaux, concertation avec les associations d’usagers) et renseigner ces indicateurs conformément aux données des tableaux de bord ;

o   Faire remonter les difficultés rencontrées, les risques identifiés et/ou les éléments de contexte (sectoriel, sécuritaire, politique, etc.) pouvant avoir un impact sur la bonne réalisation des activités, et participer à l’identification de mesures de mitigation et/ou correctives ;

o   Assurer une veille documentaire actualisée relative aux documents institutionnels nécessaires à la rédaction du projet d’établissement ;

o   Elaborer et rédiger un compte-rendu technique après chaque réunion du comité de pilotage, d’atelier de co-construction et de réunions spécifiques nécessaires  au projet.